Segundo o Conselho Federal de Contabilidade, há mais de 500 mil profissionais da contabilidade, entre contadores e técnicos, em atividade no Brasil. Quanto aos escritórios contábeis, este número chega a mais de 80 mil.
Para fidelizar os clientes atuais e conquistar os novos, é fundamental encontrar diferenciais que façam da sua prestação de serviços muito superior à de tantas outras semelhantes.
E, neste caso, existe uma tomada de decisão fundamental para ajudá-lo a permanecer no mercado de trabalho: escolher a tecnologia adequada ao seu negócio.
Você, profissional, sabe dos benefícios que dos sistema de contabilidade levam ao dia a dia do setor, mas está insatisfeito com a tecnologia atual? Então acompanhe as dicas deste post para entender se vale a pena buscar por um novo fornecedor e encontrar o seu diferencial de uma vez por todas!
9 questões a considerar ao buscar um novo sistema de contabilidade
Escolher o melhor sistema de contabilidade que realmente se adeque às necessidades do escritório contábil nem sempre é uma tarefa fácil. Contudo, ao levar em consideração algumas questões, todo o processo pode ficar mais simples.
1. Software contábil x processos do escritório
Uma das principais questões a serem consideradas é a quantidade de serviços que o escritório contábil presta.
É claro que, quanto mais serviços, mais funcionalidades o software deve apresentar. Dessa forma, todos os diferenciais da ferramenta, sejam eles aumento de produtividade, automação, segurança de dados, relatórios, entre outros, podem ser estendidos para todas as áreas.
Além disso, para escritórios contábeis em crescimento, é necessário avaliar se a ferramenta escolhida agora continuará sendo eficiente quando o número de funcionários e clientes dobrar de tamanho.
Veja também as 4 tendências da contabilidade para os próximos anos.
2. Ampla visibilidade de processos, clientes e funcionários
Administrar um escritório contábil vai muito além de prestar um serviço de qualidade. Afinal, é fundamental poder gerenciar a agenda e os processos em aberto ou pendentes de seus funcionários.
Ou seja, um bom software para contador deve oferecer um módulo de controle de atividades e avaliação de desempenho. Essa é a melhor forma de ter o registro de atividades executadas para cada cliente por colaborador, possibilitando uma avaliação de custo X benefício e de desempenho geral de toda a empresa.
3. Facilidade no relacionamento com os clientes
Aquele contato distante de antigamente, em que o cliente solicitava o serviço e o contador executava, não cabe mais na contabilidade atual.
Os clientes exigem um contato transparente e próximo, e o sistema de contabilidade é essencial nesta nova relação personalizada. Se esta é sua forma de trabalhar, escolha uma ferramenta que apresente histórico de informações e dados atualizados organizados, para que não haja perda de tempo nem do cliente e nem do profissional contábil durante as trocas de informações.
Leia nosso artigo especial sobre atendimento ao cliente em escritório contábil para saber mais.
4. Gestão clara de custos
Algumas vezes mesmo aqueles escritórios contábeis com muitos clientes ainda apresentam instabilidades no fluxo de caixa que nem sempre são fáceis de serem compreendidas.
Um problema bastante comum são aqueles clientes exigentes demais que acabam custando mais do que o retorno financeiro que oferecem.
Neste caso, um módulo de gestão de custos que possibilite análises como percentuais de clientes superavitários ou deficitários ou até mesmo personalização de relatórios pode ser a escolha mais acertada.
5. Automatização de funções e tarefas
A contabilidade por si só já é uma profissão bastante complexa e burocrática, mas atualmente já é possível automatizar inúmeras rotinas operacionais para tornar o dia a dia do escritório contábil muito mais produtivo.
Já pensou se os extratos bancários pudessem ser importados automaticamente? Ou se rotinas como cálculos de impostos, cálculo da folha de pagamento, entre outros, pudessem ser executados pelo sistema de contabilidade? Pois saiba que muitas ferramentas já são capazes de fazer isso e muito mais.
6. Suporte nas atualizações legais, fiscais e tributárias
Ter que lidar, todos os dias, com as inúmeras atualizações legais, fiscais e tributárias, apesar de imprescindível para a qualidade do serviço contábil, é bastante demorado.
Para agilizar esta rotina diária, contar com a integração automática de atualizações contábeis e tributárias pode reduzir muito da sobrecarga da equipe.
7. Integração com os principais órgãos governamentais
Outra funcionalidade que não apenas reduz as burocracias diárias como ajuda a evitar multas pela falta de envio de documentos ou a perda de prazos na entrega de obrigações é a integração do software contábil com os órgãos governamentais.
8. Maior fidelização com o cliente
Um bom profissional contábil nunca deve esquecer de que está lidando com o dinheiro de seus clientes, e por isso mesmo deve mostrar transparência e profissionalismo durante todas as etapas de relacionamento.
Além disso, muitas vezes os serviços que o cliente precisa podem ultrapassar a prestação básica de serviços contábeis. E oferecer ajuda personalizada e consultiva por meio de ferramentas tecnológicas pode resultar numa maior fidelização de seus clientes.
9. Integração com outros ERPs
Tempo é dinheiro, não é o que dizem? E essa frase é válida não apenas para o profissional contábil como também para os clientes. E se é possível escolher um software para contador que ofereça integração com outros ERPs, porque não tornar todas as trocas de informação entre cliente e escritório mais ágeis e fluídas?
Ficou convencido de quantas vantagens a troca de sistema para contabilidade pode levar tanto para o escritório quanto para os clientes? A boa notícia é que as Soluções Domínio, da Thomson Reuters, tem todas estas funcionalidades!
Se aprofunde também em como funciona um software contábil, caso ainda tenha dúvidas.
