A proteção de dados em escritórios contábeis é de extrema importância devido à natureza sensível das informações que são manuseadas. Afinal, os profissionais têm acesso a uma variedade de dados confidenciais, incluindo informações financeiras, registros de folha de pagamento, detalhes fiscais e informações pessoais dos clientes.
E a falta de proteção adequada desses dados pode resultar em sérias consequências negativas.
Neste artigo, abordaremos os principais riscos relacionados à violação de dados em escritórios contábeis, as determinações e sanções mais relevantes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), medidas essenciais de segurança para proteção de dados e a importância do uso de sistemas adequados as necessidades de proteção de dados.
Riscos associados à violação de dados em escritórios contábeis
1. Acesso não autorizado: hackers e indivíduos mal-intencionados podem obter acesso não autorizado aos sistemas e redes do escritório contábil, permitindo-lhes roubar ou comprometer dados confidenciais;
2. Phishing e ataques de engenharia social: os funcionários do escritório contábil podem ser alvo de ataques de phishing, onde são enganados para revelar informações confidenciais, como senhas, através de e-mails falsos ou mensagens eletrônicas manipuladas;
3. Malware e ransomware: os escritórios contábeis podem ser vítimas de ataques de malware, onde programas maliciosos são instalados em seus sistemas, permitindo o roubo de dados ou o sequestro de informações por meio de ransomware, exigindo resgate para a sua liberação;
4. Uso inadequado de dados: funcionários do escritório contábil podem cometer erros ou usar indevidamente os dados dos clientes, resultando em violações acidentais de segurança e privacidade;
5. Roubo de identidade e fraude: os dados pessoais coletados pelos escritórios contábeis podem ser usados por criminosos para cometer fraudes financeiras, roubo de identidade e outros tipos de crimes. Isso pode resultar em danos financeiros para os clientes e para o próprio escritório contábil;
6. Perda de confiança do cliente: a violação de dados abala a confiança dos clientes nos serviços prestados pelo escritório contábil. Os clientes confiam aos contadores informações financeiras e pessoais sensíveis, e a exposição dessas informações pode levar à perda de clientes e danos à reputação do escritório;
7. Multas associadas a legislações de dados: no Brasil, as empresas que não se adequarem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) podem sofrer sanções.
Quais as principais determinações e sanções das Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira que estabelece regras e diretrizes para o tratamento de dados pessoais por organizações, visando proteger a privacidade e os direitos dos titulares de dados. A LGPD entrou em vigor no Brasil em setembro de 2020 e se aplica a todas as empresas que operam no país, independentemente do seu tamanho ou setor.
Principais aspectos e determinações da LGPD:
- Definição de dados pessoais: a LGPD define dados pessoais como informações relacionadas a uma pessoa natural identificada ou identificável. Isso inclui informações como nome, endereço, e-mail, CPF, entre outros;
- Princípios do tratamento de dados: a lei estabelece princípios que devem ser seguidos no tratamento de dados pessoais, incluindo o princípio da finalidade, adequação, necessidade, transparência, segurança, entre outros;
- Consentimento: a LGPD estabelece que o tratamento de dados pessoais só pode ser realizado com o consentimento do titular dos dados ou em outras bases legais específicas;
- Direitos dos titulares de dados: a lei garante aos titulares de dados uma série de direitos, como o direito de acesso aos seus dados, o direito de correção de informações incorretas, o direito à exclusão de dados pessoais, o direito à portabilidade dos dados, entre outros;
- Responsabilidade das organizações: as organizações são responsáveis por garantir a segurança e a proteção dos dados pessoais que elas coletam e processam. Isso inclui a implementação de medidas técnicas e organizacionais adequadas para prevenir violações de dados e garantir a privacidade dos titulares.
Para se aprofundar no assunto, leia também nosso texto completo sobre o impacto da LGPD nos escritórios de contabilidade.
Sanções em caso de não cumprimento:
A LGPD prevê sanções e penalidades para as organizações que não cumprirem as disposições da lei. As sanções podem variar de advertências e multas de até 2% do faturamento anual da empresa, limitadas a um valor máximo de 50 milhões de reais por infração.
Além das multas, outras medidas corretivas podem ser aplicadas, como a publicização da infração, o bloqueio ou eliminação dos dados pessoais relacionados à infração, entre outras.
É importante ressaltar que o órgão responsável pela fiscalização e aplicação da LGPD no Brasil é a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que tem o poder de realizar investigações, aplicar sanções e orientar as empresas sobre as melhores práticas de proteção de dados.
7 medidas de segurança essenciais para proteger informações confidenciais de clientes em escritórios de contabilidade:
Agora que já discutimos os riscos associados à proteção de dados na contabilidade e as principais disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), vamos apresentar algumas dicas para garantir a segurança dos dados dos clientes em seu escritório:
1. Criptografia de dados:
Utilize a criptografia para proteger os dados confidenciais em trânsito e em repouso. A criptografia transforma os dados em formato ilegível, a menos que sejam descriptografados com a chave correta;
2. Políticas de acesso e autenticação:
Implemente políticas estritas de acesso e autenticação para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações confidenciais do escritório. Isso pode incluir a adoção de autenticação de dois fatores, senhas fortes e a restrição de acesso baseado em níveis de privilégio;
3. Segurança física:
Mantenha os sistemas e os dados físicos protegidos contra acesso não autorizado. Isso envolve medidas como o controle de acesso às instalações, o monitoramento por câmeras de segurança, o uso de armários trancados para arquivos físicos e a destruição segura de documentos quando não forem mais necessários;
4. Treinamento em conscientização de segurança:
Forneça treinamento regular aos funcionários sobre práticas seguras de manuseio de dados e conscientização sobre ameaças cibernéticas, como phishing e engenharia social. Isso ajuda a reduzir o risco de violações acidentais causadas por erros humanos;
5. Atualizações e patches de segurança:
Mantenha todos os sistemas operacionais, aplicativos e software de segurança atualizados com as versões mais recentes e aplique patches de segurança regularmente. Isso ajuda a corrigir vulnerabilidades conhecidas que podem ser exploradas por hackers;
6. Backup e recuperação de dados:
Faça backups regulares dos dados confidenciais e mantenha cópias em locais seguros e isolados. Isso garante que, em caso de perda de dados ou violação, os dados possam ser recuperados sem impacto significativo;
6. Políticas de segurança e conformidade:
Estabeleça políticas de segurança claras e procedimentos operacionais padrão (SOPs) para garantir que todos os funcionários estejam cientes das medidas de segurança e conformidade a serem seguidas. Isso inclui restrições sobre o uso de dispositivos pessoais e a proteção adequada de informações fora do escritório;
7. Monitoramento e detecção de ameaças:
Implemente sistemas de monitoramento e detecção de ameaças, como firewalls, sistemas de detecção de intrusão e sistemas de prevenção de perda de dados. Essas ferramentas ajudam a identificar atividades suspeitas e a tomar medidas rápidas para mitigar possíveis violações.
Proteção de dados e eficiência operacional: os benefícios do Domínio Web para escritórios contábeis
O uso de sistemas adequados na contabilidade também é essencial para proteger informações confidenciais, prevenir violações de dados, cumprir regulamentações, melhorar a eficiência operacional, garantir a integridade dos dados e manter a confiança dos clientes. Investir em sistemas confiáveis e seguros é uma medida crucial para proteger a segurança de dados no escritório contábil.
Neste sentido, as Soluções Domínio, da Thomson Reuters, são uma grande referência no Brasil, utilizados por mais de 40 mil clientes. E o Domínio Web é um complemento a segurança de dados e a flexibilidade de trabalho, pois permite aos usuários acessarem todas as Soluções do Domínio diretamente de um navegador web, por meio da tecnologia de Cloud Computing.
Ao utilizar o Domínio Web, os profissionais contábeis podem acessar seu escritório remotamente em qualquer lugar e a qualquer momento, utilizando a nuvem como plataforma de trabalho.
Isso significa que podem trabalhar de forma segura, uma vez que o Domínio Web oferece proteção contra vírus e hackers. Além disso, o acesso aos dados é rápido e prático, não sendo necessário instalar nenhum software adicional.
Veja outros aspectos que fazem o Domínio Web contribuir para a segurança de dados do escritório:
1. Proteção de dados na nuvem: ao utilizar o Domínio Web, os dados contábeis são armazenados na nuvem, utilizando a infraestrutura da Amazon Web Services (AWS).
A AWS é uma das maiores provedoras de serviços em nuvem do mundo, reconhecida por suas medidas de segurança robustas. Isso garante que as informações contábeis estejam protegidas contra ameaças à segurança;
2. Atualizações automáticas: o Domínio Web facilita as atualizações automáticas das soluções contábeis. Os usuários não precisam se preocupar em instalar manualmente as atualizações, pois são aplicadas automaticamente na versão em nuvem.
Isso garante que os usuários sempre tenham acesso à versão mais atualizada das ferramentas contábeis, que geralmente incluem melhorias de segurança;
3. Backups diários: o Domínio Web realiza quatro backups diários dos dados contábeis armazenados na nuvem. Isso garante a segurança e a disponibilidade dos dados, permitindo a recuperação em caso de perda ou corrupção.
Os backups regulares ajudam a mitigar os riscos de perda de dados e garantem a continuidade das operações contábeis;
4. Acesso simultâneo e colaboração: o Domínio Web permite o acesso simultâneo de toda a equipe do escritório contábil ao escritório virtual. Isso facilita a colaboração e otimiza o trabalho em equipe, permitindo que vários usuários acessem e atualizem os dados contábeis de forma segura e controlada;
5. Suporte e implantação personalizados: o Domínio Web oferece suporte proativo e uma equipe especializada para auxiliar na implantação e no uso da solução. Treinamentos online e canais de atendimento estão disponíveis para fornecer um acompanhamento próximo e solucionar eventuais dúvidas ou problemas de forma rápida.
Conclusão
A segurança de dados é um aspecto crucial para a proteção dos escritórios contábeis, e implementar as medidas adequadas, utilizar sistemas confiáveis e cumprir as regulamentações vigentes são passos fundamentais para manter seu escritório afastado de problemas relacionados a esse tema.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para fornecer uma visão mais clara e orientações práticas sobre a proteção de dados nesse contexto.
Ao adotar as estratégias recomendadas, você estará fortalecendo a segurança das informações confidenciais dos seus clientes, tendo a conformidade legal e mantendo a confiança do mercado.
Leia também os 4 desafios na gestão financeira de um escritório contábil e como enfrentá-los.
