O Brasil está entre os países que se destacam pela alta taxa tributária, que impacta tanto na organização das empresas, como também na vida das pessoas. Ao todo, são 93 tipos diferentes de cobrança entre impostos, taxas e contribuições. Um número que indica a gigantesca quantidade de tributos que o mercado da contabilidade precisa lidar.
Neste contexto, para garantir que todas as obrigações fiscais sejam entregues, é fundamental pensar na otimização de processos na contabilidade. Na prática, quem ajuda tanto as empresas quanto as pessoas a se organizar para cumprir com cada uma dessas obrigações fiscais é o contador do futuro. Afinal, ele é quem melhor entende do assunto.
Contudo, com tantas responsabilidades e tributos para dar conta, é preciso se manter focado na gestão do escritório, garantindo um fluxo de processos simples, com tarefas e atividades bem claras e divididas.
Quer saber como otimizar processos em um escritório de contabilidade para ajudar seus clientes? Avance na leitura desse artigo e siga as dicas!
O que é a otimização de processos na contabilidade?
Se você precisa melhorar o desempenho do escritório e conquistar resultados mais positivos, a otimização de processos é perfeita para atender essa demanda.
Conceitualmente, trata-se de uma técnica de permite o mapeamento das atividades executadas, com foco nos pontos de melhoria, na identificação e eliminação de falhas, visando a padronização de rotinas.
Ou seja, a otimização de processos na contabilidade traz uma série de benefícios para o escritório e pode melhorar muito o funcionamento da empresa, resultando na satisfação dos clientes. Veja, a seguir, algumas das principais vantagens obtidas com a técnica:
- Maior controle dos processos, a partir da definição de um fluxo de informações claro e funcional;
- Equipe mais ágil e produtiva por conta do alinhamento de atribuições e processos;
- Redução de erros, diminuindo também as refações;
- Aumento da eficiência e da qualidade do trabalho: as entregas se tornam mais confiáveis.
- Redução de custos por meio da eliminação de falhas e desperdícios;
- Melhoria contínua da gestão.
Dicas para otimizar os processos
Sabendo que a otimização de processos pode trazer um avanço para o escritório de contabilidade, a dúvida é: como implantar a técnica? Confira, a seguir, as melhores dicas para começar!
1. Mapeie os processos
Se você deseja ter excelentes processos no escritório de contabilidade, esse é o primeiro passo. Neste momento, conte com a ajuda do seu time para ajudá-lo no mapeamento.
Juntos, vocês devem se perguntar:
- Para que serve cada processo?
- Quais são as principais atividades dele?
- Quem são as pessoas envolvidas?
- Quais os pontos negativos relacionados ao processo?
São as respostas a estas perguntas que ajudarão a definir os próximos passos.
2. Não utilize métodos ultrapassados
Para fazer a otimização de processos acontecer, você precisa usar ferramentas e métodos que sejam adequados e o ajudem a mobilizar o time.
Na fase de mapeamento de processos, por exemplo, é possível usar práticas e princípios do Design Thinking dentro do escritório contábil para engajar os profissionais, tornando o trabalho mais colaborativo.
3. Não seja centralizador
A otimização de processos na contabilidade será bem-sucedida somente com a participação dos profissionais envolvidos. Portanto, não adianta querer assumir esse desafio sozinho.
Conte com a ajuda do time do começo ao fim da otimização e no dia a dia do escritório contábil também. Conheça o perfil de cada profissional, saiba delegar atribuições e tarefas e acompanhe o desempenho do time.
4. Planeje-se e defina prioridades
Tomando como ponto de partida os indicadores de performance e os relatos coletados na fase de mapeamento, é possível buscar novas soluções e alternativas. Elas precisam ser capazes de transformar os processos, trazendo um ritmo mais ágil para as rotinas, e fazendo o escritório muito mais eficaz e competitivo.
Para facilitar, destaque as principais lacunas, dificuldades e necessidades mapeadas na primeira fase. Na sequência, pense em como você pode saná-las e liste por ordem de prioridade. Assim, fica mais fácil começar a elaboração de um planejamento consistente.
Vale lembrar que todo e qualquer tipo de solução pode ser implementada: desde uma melhoria no protocolo de atendimento até a incorporação de um software contábil.
5. Capacite a equipe e monitore o desempenho
Para que todo esse trabalho faça sentido, a equipe precisa estar pronta. Portanto, invista na capacitação do seu time. Esse é o tipo de iniciativa que traz resultados efetivos para o seu negócio. Prepare os profissionais para que a otimização e gestão de processos se torne uma prática contínua.
Para tanto, também é importante monitorar o desempenho dos processos e do time. Afinal, somente comparando a performance anterior e a atual é possível saber se o fluxo de processos do escritório está funcionando bem ou não. Se identificar problemas ou falhas, é hora de fazer reajustes.
6. Organize o ambiente de trabalho
A partir da padronização de rotinas, faça as mudanças, reformas e aquisições necessárias para o escritório contábil. Antes de começar, observe alguns critérios importantes, como as normas de segurança do trabalho relacionadas à ergonomia, por exemplo.
Dessa maneira, você organiza o ambiente, garante o atendimento às exigências previstas em lei e ainda cuida do seu time. Investir em adequações e melhorias no ambiente do escritório é uma maneira de zelar pela saúde e bem-estar dos profissionais.
7. Mantenha-se informado
Na área contábil, mais do que em outras, as coisas não param de mudar. Por isso, manter-se informado acerca do que acontece no setor é fundamental. Leia muito e sempre, focando em revistas, blogs como o das soluções Domínio da Thomson Reuters e sites especializados em conteúdo contábil.
8. Utilize uma tecnologia de ponta
A tecnologia trouxe uma gama de soluções inteligentes e eficazes. Para otimizar processos e melhorar o desempenho do escritório contábil, você precisa aprender a utilizá-las.
Ao incorporar o uso de um sistema como o ONVIO, por exemplo, o contador do futuro passa a ter uma série de recursos e funcionalidades exclusivas. Com a ferramenta, o escritório presta e solicita serviços ao cliente, compartilhando documentos e arquivos com facilidade e segurança, de maneira prática, rápida e simples.
É possível ajustar, digitalizar e encontrar documentos com agilidade. Mais do que isso, você pode receber notificações de novas notas em tempo real por meio da comunicação bidirecional com o módulo Fiscal. Sem contar as outras tantas opções do sistema. O ONVIO é o software perfeito para a otimização de processos do contador do futuro.
Gostou de como a tecnologia do ONVIO pode ajudar os escritórios e o desenvolvimento do mercado da contabilidade? Então continue lendo o blog!
