Como toda nova regra, a implementação dessa nova lei traz mudanças, alterando a forma como as informações das empresas e pessoas são tratadas e impactando os escritórios de contabilidade. E é sobre estes impactos que vamos falar neste texto.
O que um escritório contábil precisa saber sobre LGPD
1 – LGPD para iniciantes
A Lei Geral de Proteção de Dados visa proteger os dados pessoais físicos e digitais das empresas e cidadãos brasileiros. As mudanças alteram significativamente as obrigações quanto ao tratamento de informações pessoais.
Tanto no manuseio de colaboradores, funcionários de empresas terceirizadas, clientes ou fornecedores, a finalidade é aumentar a proteção à privacidade dos indivíduos e o controle sobre o que é feito com dados.
Além disso, as empresas deverão informar de forma clara aos titulares sobre as condições da coleta de dados e como eles serão utilizados, caso contrário o consentimento pode não ser válido e ser revogado, interrompendo a coleta ou utilização de dados daquele titular imediatamente.
Para se adaptar à LGPD será necessário: mapear dados, classificar, organizar conforme a base legal que autorizou o tratamento e tornar tudo mais seguro.
2 – Quando entra em vigor?
A LGPD já está em vigor, mas caso não tenha se adequado, você ainda não sofrerá nenhuma punição. Isto, porque apesar das novas regras para proteção de dados terem passado a valer em agosto de 2020, multas, prazos e punições poderão ser aplicados somente depois de agosto de 2021.
Um projeto de lei com regime jurídico especial, PL1.179/2020, apresentava regras transitórias para vigorar durante a pandemia de Covid-19, mas foi rejeitada pelo Senado. Sendo assim, reiteramos: os artigos da lei que tratam das sanções só entrarão em vigor a partir de agosto de 2021.
3 – A LGPD e os impactos nos escritórios de contabilidade
Por estarem envolvidas com a regulamentação, devem ser adotadas mudanças para garantir a adequação à lei e à proteção das atividades. Para os escritórios contábeis, é importante gerenciar documentos de clientes, pois são eles os responsáveis por demonstrar que estão operando dentro da legalidade.
Por isso, gerenciar adequadamente a documentação é fundamental para a comunicação entre clientes e o escritório.
Além disso, investir na segurança de dados pessoais por meio de uma plataforma contábil, fazer uma boa gestão dos tributos e do financeiro, organizar e reter adequadamente estes arquivos pode ajudar na segurança e proteção dos dados.
O não cumprimento das definições da LGPD prevê claramente multas e sanções significativas, algumas delas podem chegar até R$ 50 milhões por infração cometida. Assim, mesmo que a implementação de novas práticas gere demandas, é melhor aderir do que sofrer penalização.
4 – Como os escritórios de contabilidade podem se adaptar
Nesse processo de adequação, os escritórios de contabilidade devem se adequar para o que a LGPD define como prioritário na proteção de dados. Veja quais medidas já devem ser tomadas:
- Consentimento de dados: a única pessoa que pode autorizar escritórios de contabilidade a usá-lo é o titular dos dados. Este consentimento explícito deve ser reforçado especialmente em sistemas digitais;
- Diferenciação entre controlar e operador: a Lei também exige que as empresas definam quem irá fazer uso dos dados, sendo a responsabilidade de cada colaborador diferente. Enquanto o controlador direciona o que será feito com os dados, o operador lida com eles na prática;
- Comitê de segurança da informação: os escritórios de contabilidade devem criar um Comitê de Segurança da Informação para avaliação das medidas de proteção de dados próprios e dos clientes. Neste comitê haverá um profissional exclusivo, o Data Protection Officer, responsável pelo cumprimento da lei;
- Medidas de redução de exposição: o escritório contábil deve utilizar técnicas de segurança administrativas e de operações diversas, implementadas de forma ampla, para que todos os colaboradores possam praticar. Isso também é parte trabalho do comitê de segurança da informação;
- Responsabilidade das terceirizadas: os escritórios de contabilidade que tiverem subcontratadas devem exigir que elas também se adaptem às medidas de proteção de dados, porque estarão também sujeitas às sanções em casos de vazamentos. Assim, é fundamental ter clareza quanto aos procedimentos de segurança.
5 – Como a tecnologia pode ajudar os contadores
Como a maior preocupação da LGPD é com a segurança e vazamentos de dados, um sistema de gestão em nuvem é capaz de dar a segurança que o contador do futuro precisa.
A computação em nuvem é um dos recursos que trazem mais praticidade para os profissionais do escritório, facilitando a interação com os clientes e a conclusão das atividades. Além disso, garante a segurança dos dados e aumenta a produtividade do time.
É impossível negar a importância da tecnologia nos processos de uma empresa contábil, os módulos do ONVIO são, sem dúvida, a maneira correta de estar em conformidade com a LGPD. Saiba mais.
