As ferramentas disruptivas e a inovação tecnológica vêm transformando o modo como a maioria dos profissionais desenvolvem suas atividades. Com o contador não é diferente. A exemplo da entrega do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF): antes feita em papel e disquete, hoje a declaração pode ser feita até mesmo pelo celular. O fato é que o futuro da contabilidade já chegou!
É possível observar a mudança na entrega de outras obrigações, como o SPED e o eSocial, e ainda notar o modo como o Fisco se apropria da tecnologia para monitorar e coibir irregularidades.
Na verdade, boa parte desse avanço só se tornou possível graças à cloud computing, em português, computação em nuvem. Cada vez mais, essa é uma área que requer investimentos, considerando o imenso conjunto de dados disponíveis para gestão e armazenamento, bem como a necessidade de estratégias pautadas por informações precisas.
De acordo com estudo da Sogeti, 75% das companhias acreditam que podem aumentar a receita e a lucratividade de empresas com infraestrutura em cloud, enquanto outras 80% já registraram ganhos de agilidade nos negócios.
Mas, a pergunta é: como a cloud computing na contabilidade pode simplificar e otimizar a rotina do escritório contábil, melhorando os resultados? Para respondê-la, apresentamos, a seguir, o conceito e as principais aplicações desta tecnologia. Confira!
1. O que é cloud computing?
O conceito é simples: a computação em nuvem é o que permite que os dados estejam sempre acessíveis para os usuários de qualquer lugar do mundo, mesmo com o servidor em um país distante.
Como os arquivos não estão em um servidor físico, simultaneamente, várias pessoas, em lugares diferentes, podem interagir com aquele conteúdo, desde que tenham acesso autenticado e autorizado. Já os backups periódicos garantem a disponibilidade e a segurança dos dados.
É por isso que o cloud computing é amplamente usado para a criação de aplicativos e serviços, hospedagem de sites e blogs, streaming de músicas e vídeos, o armazenamento de arquivos, backup e recuperação de dados, fornecimento de software sob demanda e análise de dados.
A computação em nuvem armazena e mantém acessível todo o tipo de conteúdo e serviço digital.
2. Como a cloud computing está presente no cotidiano pessoal do contador?
No escritório, o contador gerencia a vida contábil de um grupo grande de clientes. Isso quer dizer que existe um imenso fluxo e armazenamento de informações relevantes que precisam ser mantidas em uma base segura. À medida que novos clientes chegam, a demanda de serviços aumenta e a carga informacional também.
Para manter todos esses dados acessíveis, disponíveis e seguros não há alternativa melhor do que a computação em nuvem. Ela traz mais flexibilidade e produtividade para os contadores, facilitando a comunicação e a integração com o time e os clientes, a partir de um bom sistema conectado à internet.
3. Por que a computação em nuvem é tão inovadora e disruptiva?
A possibilidade de armazenar dados contábeis na nuvem inaugura uma nova era no escritório. É o futuro da contabilidade ao alcance do contador. Com o uso da cloud computing é possível conquistar uma série de vantagens, que otimizam os recursos e os processos, levando à conquista de clientes e a resultados positivos. Isso porque a nuvem:
- Dispensa estrutura física: o cloud computing é uma estrutura que não exige investimento em hardware nem instalação local de software. Além disso, é escalável, ou seja, sem limite de tamanho, sendo adaptável às demandas do escritório.
- Proporciona alta disponibilidade e acessibilidade: com a computação em nuvem o sistema e os dados podem ser acessados de qualquer lugar e as informações são atualizadas em tempo real. Assim, o contador pode atender seus clientes remotamente.
- Garante backups periódicos e segurança: o foco do time do escritório se volta somente para a gestão contábil do cliente. Enquanto isso, a equipe do provedor da solução em nuvem garante a manutenção, o backup e outros ajustes necessários. Assim, os dados de seus clientes estão sempre a salvo. Mesmo diante de qualquer incidente como incêndios, alagamentos ou até furtos, os documentos não serão perdidos.
- Libera tempo da equipe aumentando a produtividade: é possível exportar e armazenar informações de clientes direto na cloud da contabilidade, eliminando a necessidade de digitar documentos e também a chance de erros. Ou seja, evita o trabalho em dobro e as refações.
- Centraliza as informações em um só lugar: as informações contábeis de todos os clientes ficam disponíveis em uma única plataforma e acessíveis para todo o time envolvido. Assim, o contador pode acompanhar todas as movimentações ali.
4. Como o contador pode utilizar a cloud computing na contabilidade e inseri-la no contexto do seu trabalho?
Na realidade do escritório, com a computação em nuvem, os contadores têm condições de oferecer serviços interativos que atendem aos requisitos tanto para pequenas e médias empresas como também para gigantes do mercado.
Ao priorizar a inovação e apostar em cloud computing, o escritório ganha elasticidade e a possibilidade de investimento sob demanda. Ou seja, pode escolher os sistemas mais adequados às necessidades da empresa e adotá-los sem a necessidade de instalar um sistema ou adquirir hardware e sem investir em licenças de uso. Esse tipo de solução é conhecida como SaaS (Software as a Service), isto é, software como serviço.
A cloud computing na contabilidade é a tecnologia que viabiliza a transformação digital. (Somente assim os escritórios conseguem simplificar os processos contábeis e reduzir custos com a oferta de novos recursos e serviços que agregam valor em um sistema baseado em assinatura. São serviços comuns:
- Planejamento tributário;
- Conselhos de rentabilidade;
- Previsões de fluxo de caixa;
- Abordagem em tempo real para faturas digitalizadas.
5. Por que ela é o futuro da contabilidade?
A nuvem traz para o contador uma nova visão de negócios, pautada pela inovação e facilitada pela tecnologia.
Com o software como serviço, os contadores têm condições de oferecer serviços muito mais assertivos. Afinal, a solução permite analisar o patrimônio e as finanças dos clientes de maneira mais estratégica, facilitando a compreensão dos custos e dos rendimentos.
A visão sistêmica fornece ao contador informações valiosas para que ele ajude a melhorar o gerenciamento das empresas parceiras, auxiliando, inclusive, na tomada de decisões.
O desafio de migrar para a nuvem não envolve somente a adoção de uma tecnologia, mas também a incorporação de uma nova abordagem de trabalho, mais simples, prática, digital e eficiente. Portanto, considere que essa migração exige também mudanças de cultura e atitude. Quer saber mais sobre como a cloud pode ajudar o escritório contábil a conectar-se melhor aos seus clientes? Baixe esse material e saiba tudo para manter-se conectado aos seus clientes!
