Independentemente do período, uma coisa é fato: o contador precisa ter suas merecidas férias. Afinal, essa pausa para o descanso do trabalho é o que permite um respiro e traz um fôlego novo para os desafios que estão por vir.
Contudo, esse período também requer muita organização e planejamento interno. A boa notícia é que com o uso da tecnologia na contabilidade esse cuidado com os processos pode ser feito com antecedência e o melhor: não só antes das férias, mas constantemente.
Isso porque na contabilidade do futuro é possível usar as soluções digitais para manter a rotina contábil em dia e, ainda, fazer o acompanhamento dos processos e do desempenho da equipe.
Quer saber como tirar férias tranquilo, deixando o time e os clientes bem amparados com todas as ferramentas e informações à mão? Veja, a seguir, quais práticas você pode adotar. Avance na leitura deste texto!
Invista na otimização de processos
Se você já possui todos os processos registrados, organizados e fluindo com agilidade, sabe muito bem a diferença que isso faz na qualidade das entregas e da produtividade do time. Neste caso, você já está na contabilidade do futuro. Avance para a próxima boa prática!
Caso você entenda que o fluxo de trabalho e a rotina contábil ainda tem lacunas, que geram erros e retrabalhos frequentes, foque na otimização dos processos antes de pensar em férias.
A partir do momento em que tudo estiver claro para o time e para os clientes, você pode se afastar e descansar tranquilo. A correta definição dos processos ajuda muito e aumenta as chances de o contador encontrar tudo em ordem quando voltar.
Saiba delegar tarefas e alinhe expectativas com os profissionais
Antes de se ausentar, mais do que nunca, o contador precisa compartilhar informações sobre clientes e projetos. Afinal, os profissionais envolvidos nas rotinas contábeis e no atendimento ao cliente devem saber o que já está em andamento.
Na sequência, delegue para os profissionais as atividades que devem ser concluídas, os clientes envolvidos, destacando também os prazos. Considere sempre o conhecimento e a experiência de cada um. Evite distribuir atividades para colaboradores com pouca expertise na execução.
Feito isso, é importante fazer uma reunião de alinhamento, relembrando as orientações e repassando as tarefas delegadas. Neste momento, busque sanar qualquer tipo de dúvida, para evitar possíveis erros ou mesmo ligações para você no seu período de descanso.
Com tecnologia na contabilidade, você tem acesso ao escritório onde estiver
Ao investir em tecnologia na contabilidade, usando, por exemplo, um sistema de gestão contábil como o ONVIO, você tem acesso aos dados e processos do escritório e dos seus clientes onde quer que esteja e a qualquer hora.
Essa disponibilidade garante que, se algo urgente acontecer, você não corre o risco de deixar suas férias pela metade e voltar correndo para o escritório. A contabilidade digital permite que você participe dos processos e das tomadas de decisão, mesmo quando está ausente fisicamente. Mais tranquilidade e segurança para o contador, o seu time e os seus clientes.
Use a nuvem e garanta a segurança nas informações
A tecnologia na contabilidade também pode ser usada para assegurar o acesso a e a disponibilidade dos dados de maneira segura e prática. Isso porque todos os processos são registrados no sistema contábil, podendo ser consultados sempre que preciso. Além disso, os documentos e demais dados dos clientes também ficam armazenados por meio do uso da computação em nuvem. É a tecnologia a favor da rotina contábil!
Avise seus clientes sobre o seu período de férias
Para um cliente, uma das situações mais incômodas é buscar ajuda de um profissional e saber que ele está indisponível ou ausente. Na prestação de serviço contábil, frequentemente, os clientes entram em contato para tirar dúvidas e enviar documentos, por exemplo.
Por isso, é tão importante usar a contabilidade digital para avisar seus clientes sobre o seu período de férias. Dessa maneira, eles podem antecipar a resolução de qualquer demanda com você. De outro modo, também ficam sabendo quem estará responsável por cada tarefa na sua ausência. Esse tipo de cuidado faz toda a diferença!
Agora, você já sabe como programar suas férias, usando a contabilidade digital, e garantindo o envolvimento dos profissionais e a qualidade do atendimento ao cliente. Bem melhor assim!
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