A modernização do escritório contábil está cada vez mais em voga e passa por trabalhos em diferentes frentes. Mesmo assim, se feita do modo ideal, é simples de estabelecer e tem potencial para trazer imensos ganhos em produtividade e imagem.
Para aqueles em busca de se reinventar e chegar de vez à contabilidade do futuro, existem aspectos que não podem deixar de ser avaliados.
Otimização é uma das chaves para modernizar
É preciso repensar processos para certificar que eles são realizados da melhor maneira. Assim, acontecerá uso adequado de tempo e recursos disponíveis, sem desperdícios.
Fazer a modernização de escritório contábil não apenas se trata de tecnologia, mas também envolve a adoção de estratégias inovadoras de gestão. Essas mudanças contam com potencial para propiciar fluxos de informação funcionais e claros, maior produtividade por parte da equipe, diminuição de refações e até ocasionam reduções de custos por evitar falhas.
Então, avalie fluxos de trabalho, talentos disponíveis na empresa, interação entre a equipe e atendimento a clientes levando em conta tanto ações gerenciais como tecnologias disponíveis.
As ferramentas usadas na contabilidade do futuro não podem ser antigas para que os resultados buscados pela otimização sejam atingidos. A entrada manual de dados, por exemplo, deve ser eliminada.
Automação: velocidade e segurança em etapas de trabalho
E a contabilidade do futuro passa inevitavelmente pela automação, que oferece oportunidades para diferentes etapas de trabalhos com dados. Com recursos como um ERP contábil é bem mais prático conferir cálculos, ajustar balancetes e gerir cartela de clientes.
E recursos modernos tornam simples variados aspectos do universo contábil. É possível recorrer a OCR para extração de dados e padronizar documentos com programas de gerenciamento, entre outras facilidades já existentes.
Infraestrutura e ferramentas tecnológicas merecem destaque
As ferramentas tecnológicas contribuem de modo expressivo para a produtividade da equipe e o relacionamento com o cliente.
Chatbots que fazem uso de inteligência artificial já são uma realidade na hora de sanar dúvidas de contratantes a qualquer momento. Além disso, esse recurso pode estabelecer outras comunicações, como fazer lembretes sobre fechamento de folha e pagamento de impostos.
Em relação aos colaboradores do escritório, há alternativas gratuitas ou produzidas sob medida que facilitam a comunicação dentro da equipe e a organização de fluxos, como as ferramentas Trello e Slack.
Softwares de gerenciamento de práticas contábeis baseados em web viram um diferencial e tanto também, pois são fornecidos por empresas especializadas e isso aumenta a segurança contra falhas em máquinas do escritório.
Com tudo isso, não há a necessidade de investir grandes volumes de recursos para a manutenção de uma estrutura própria de tecnologia da informação.
Marketing: como apresentar seu escritório na era digital
Desenvolver estratégias de marketing digital que possibilitem a clientes ou potenciais contratantes diferenciar seu escritório é fundamental na contabilidade do futuro.
Além de criar uma marca fácil de associar ao escritório, é essencial produzir conteúdos interessantes e de qualidade a serem disponibilizados em seus canais – como redes sociais, sites ou outros.
Considere ainda gravar vídeos com dicas rápidas que auxiliem quem precisa de um escritório contábil e publicar textos elucidativos em fóruns.
Agora, para alcançar um trabalho assertivo de divulgação é válida a criação de um plano de marketing, que deve ser feito levando em conta seu público-alvo e metas a atingir, entre outros dados.
São muitos recursos úteis para projetar a marca de uma empresa e é interessante, inclusive, contratar um profissional ou agência especializados que saibam identificar as melhores oportunidades para cada situação.
Optar por uma alternativa terceirizada ou colaborador exclusivo depende de variáveis como tempo de dedicação que vai ser exigida e budget disponível.Gostou de ter algumas sugestões sobre modernização do escritório contábil? Então, acompanhe nosso blog para encontrar muitas outras informações que vão fazer a diferença em seu escritório de contabilidade!
