Você já parou para refletir como foi o ano anterior para o seu escritório contábil? Está na hora de fazer um balanço de tudo que aconteceu. Para o início de um novo ano, é possível agir diferente e evitar alguns erros e contratempos que atrapalharam os processos e o crescimento da contabilidade.
Confie: o próximo ano pode ser ainda melhor! Mas, para isso, será necessário preparar-se desde já – e a melhor maneira é realizando um planejamento estratégico.
Não sabe por onde começar? Nós ajudamos o seu escritório de contabilidade nessa importante tarefa.
A dificuldade de realizar um planejamento estratégico
Você se vê, em meio a tanto trabalho, sem tempo para pensar no seu negócio, investir no planejamento estratégico e procurar oportunidades de crescimento?
Pois saiba que essa dificuldade não é exclusividade sua: são raros os momentos em que um gestor se permite pensar na carreira, no futuro, na inovação e em soluções para facilitar a gestão da rotina do escritório contábil.
Isso sem mencionar a qualidade dos resultados que entrega ao cliente – uma reflexão que também fica em segundo plano.
O que acontece, muitas vezes, é que tanto você quanto o seu time estão acostumados com as velhas práticas, que são passadas de geração em geração. Por exemplo: se os processos sempre foram feitos em papel, por que mudar?
Pois saiba que as grandes tendências para a área de contabilidade são:
- Globalização;
- Profissionalização;
- Integração de canais de comunicação;
- Segmentação;
- Trabalho em rede.
Mas, para alcançar tudo isso, é fundamental desenvolver um planejamento estratégico com metas definidas para seu negócio e adotar novos caminhos.
A importância do planejamento estratégico
O planejamento estratégico visa dar instrumentos para o alcance das metas do seu escritório. Mas, antes disso, é preciso definir como medi-las, alocar recursos e traçar caminhos para transformar ideias em resultados.
Pela sua importância e abrangência, o planejamento estratégico deve ser desenvolvido pelos líderes da empresa, para fortalecer ideias e intenções de maneira flexível.
De acordo com Michael Porter, um dos principais especialistas contemporâneos em estratégia e também professor na Harvard Business School, estratégia é o conjunto de ações ofensivas ou defensivas para criar posição em determinado setor, enfrentar com sucesso as forças competitivas e obter um retorno maior sobre o investimento.
O planejamento estratégico é capaz de ajudar o seu escritório de contabilidade a definir a integração das operações, os planos da companhia e a motivação da equipe. Além disso, esta ferramenta permite que o gestor reflita sobre o papel do seu negócio na sociedade e sobre o futuro da empresa.
Como começar a desenvolver seu planejamento estratégico contábil
1- Definir missão, visão e valores
O tripé missão, visão e valores é um recurso poderoso que ajuda a planejar negócios diferenciados e atrair colaboradores engajados. Esse trio representa a identidade organizacional. Todos devem saber claramente o propósito, a razão da existência da organização.
Definir esses conceitos é o ponto de partida de um planejamento estratégico voltado para a inovação. Mas qual a diferença entre missão, visão e valores e como construí-los?
Uma declaração de missão é uma explicação concisa da razão de existência do escritório de contabilidade. Descreve o propósito da organização e sua intenção geral. A declaração de missão apóia a visão e serve para comunicar o propósito e a direção aos colaboradores, clientes, fornecedores e outras partes interessadas.
Questões a serem consideradas ao redigir declarações de missão podem incluir:
- Qual é o propósito da nossa organização?
- Por que nossa organização existe?
Uma declaração de visão olha para a frente e cria uma imagem mental do estado ideal que o seu escritório contábil deseja alcançar. É inspirador e aspiracional e deve desafiar os colaboradores. As perguntas a serem consideradas ao redigir declarações de visão podem incluir:
- Que problema procuramos resolver?
- Para onde vamos?
- Se alcançássemos todos os objetivos estratégicos, como seríamos daqui a 10 anos?
Já uma declaração de valores lista os princípios básicos que orientam e direcionam a organização e sua cultura. Em um escritório de contabilidade orientado por valores, eles criam uma bússola moral para a organização e seus colaboradores.
Eles orientam a tomada de decisões e estabelecem um padrão pelo qual as ações podem ser avaliadas. Esses valores essenciais são uma estrutura internalizada que é compartilhada e posta em prática pela liderança. Ao redigir declarações de valores, as questões a serem consideradas podem incluir:
- Quais valores são exclusivos de nossa organização?
- Que valores devem nortear a atuação de nossa empresa?
- Que conduta nossos funcionários devem adotar?
Em conjunto com a declaração dos valores, um código de ética os coloca em prática. Ele descreve os procedimentos em vigor para garantir que os valores da organização sejam mantidos. As questões a serem consideradas ao criar códigos de ética podem incluir:
- Quais são os problemas éticos comuns em nossa indústria?
- O que alguém deve fazer se vir uma violação de nossos valores?
2- Fazer um diagnóstico do escritório contábil
É de extrema importância para o escritório contábil realizar um diagnóstico da situação atual da organização. Sem dúvidas é a melhor maneira de não repetir os erros cometidos em anos anteriores e iniciar o desenho do planejamento estratégico, levando em conta a missão, visão e valores já definidos.
Para realizá-lo, o passo mais importante é entender qual é o momento da empresa e avaliar os pilares do negócio, que envolvem:
- Volume de vendas e contratos ativos;
- Equipe e processos internos;
- Relacionamento com os clientes.
Nesse momento, também vale verificar os indicadores de resultados para ter uma visão mais detalhada. A partir disso, é possível identificar quais ações funcionaram e quais não deram certo, assim como pontos de melhoria para desenvolver os próximos passos.
3- Analisar 360° as oportunidades de negócio
Você tem boas ideias, mas não sabe ao certo como transformá-las em negócios lucrativos? A ferramenta de Análise 360° da oportunidade de negócio ajuda a descobrir se a ideia é viável ou não.
É uma ferramenta que integra várias abordagens sobre como avaliar ideias de negócio e como priorizar aquela que poderia representar a melhor oportunidade.
De início, é preciso escolher que ideia será avaliada. Se tiver mais de uma ideia, o que é bem provável, será necessário repetir a análise para cada uma delas. A análise da oportunidade é feita em duas etapas.
A primeira avalia o aspecto externo da ideia, ou seja, sua relação com o mercado. A segunda leva em conta o aspecto interno, ou seja, a relação da ideia com o seu perfil empreendedor. A melhor oportunidade será aquela que conseguir as maiores notas nas duas etapas.
4- Análise SWOT
Com a ferramenta da Matriz SWOT você vai aprofundar o conhecimento a respeito da sua empresa e ter uma análise do contexto externo em que seu escritório de contabilidade está inserido. É útil porque analisa os pontos fortes (strenghts), fracos (weaknesses), as oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) de um negócio.
Seu principal objetivo é dar um diagnóstico estratégico que deve prever e prevenir condições negativas, além de firmar diretrizes que façam o empreendimento se diferenciar. Em seguida, o empreendedor pode organizar um plano de ação para reduzir os riscos e aumentar as chances de sucesso da empresa.
5- As 5 Forças de Porter
Você conhece bem seus concorrentes? Sabe exatamente o que faz de melhor e em que pontos eles se destacam?
Com a Ferramenta 5 Forças de Porter você faz uma reflexão sobre a rivalidade entre seus concorrentes, produtos e serviços substitutos. Além disso, descobre o poder de barganha dos fornecedores e clientes, além de como dificultar a entrada de novos players.
Indicada para organizações de todos os tamanhos, é útil porque o empreendedor passa a ter uma visão mais abrangente da concorrência e de como pode tirar proveito disso.
6- Matriz BCG
Como saber quais serviços oferecidos são os mais rentáveis? A Matriz BCG ajuda o empreendedor a fazer uma análise periódica para melhorar a oferta de produtos ou serviços e avaliar os que geram mais caixa e exigem menos esforço para a manutenção.
É indicada para empresas estabelecidas que já tenham uma carteira de produtos ou serviços oferecidos. É útil porque é um método eficaz de analisar o ciclo de vida de um produto, de fazer a gestão de marcas e de montar a estratégia de vendas.
7- Gerenciar as metas da sua equipe com o método OKR
OKR é a sigla do termo em inglês Objective and Key Result ou, em bom português, “Objetivo e Resultado-chave”. É uma ferramenta de gestão de pessoas. O método é indicado para empresas de todos os portes, em especial para startups que precisam aprender a gerenciar seu time de colaboradores em direção aos resultados esperados.
Ajuda a definir objetivos e resultados-chave da empresa, de cada área e de cada membro da equipe, incluindo os sócios. Sua adoção é simples e, ao mesmo tempo, cria um sentimento de desafio pessoal em cada colaborador.
8- Adotar um sistema contábil
Um software para contador organiza os dados de movimentações financeiras de modo automático, restando a você alguns comandos para executar previsões, análises e exportação de relatórios.
Esse software é capaz de desempenhar uma série de funções automatizadas, que auxiliam no seu dia a dia. Com módulos como Folha, Escrita Fiscal e Contabilidade, disponível no Domínio Start, todas as necessidades são supridas.
Com um sistema de contabilidade é possível produzir automaticamente balanços patrimoniais, demonstrativos de resultado do exercício (DRE), demonstrativos de lucro ou prejuízo e demonstrativos de fluxos de caixa.
Também pode reunir em um único local todas as informações importantes, inclusive os dados das planilhas, transformando o conceito de administração.
Os processos operacionais são otimizados, o que facilita a produtividade do dia a dia e otimiza a rotina, tornando o trabalho do escritório muito mais eficiente. Com a utilização do gerenciamento automático de XMLs não é necessário se preocupar em cobrar do cliente o envio dos arquivos.
Há a garantia de trabalhar com dados completos sobre as finanças dos seus clientes a partir da geração de análises, relatórios e informativos.Em suma, se você quiser que seu escritório cresça e se destaque no mercado, invista em planejamento estratégico e descubra para onde você quer ir e como pode chegar lá mais rapidamente. Mantenha-se atualizado em nosso blog.
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