Chatbots são os novos atendentes da contabilidade. Tarefas simples como a de tirar dúvidas e realizar preenchimentos de formulários já podem ser executadas por esses robôs digitais.
A contabilidade gerencial, que exige análise e estratégia, é ainda complexa para essa tecnologia. Por isso, sua adoção é mais tímida nas pequenas empresas e muito mais comuns nas grandes, que podem se dar ao luxo de testar a nova ferramenta.
Reportagem do portal Computerworld divulgou dados do relatório da rede profissional de TI (Tecnologia da Informação) Spiceworks, que comprovam essa forte tendência. Estima-se que 29% dos entrevistados implementaram um ou mais chatbots em suas empresas.
Das grandes empresas consultadas, 24% já usam a IA (Inteligência Artificial) e 16% estão preparadas para começar. Os departamentos que mais têm utilizado essas ferramentas são:
- TI (53%);
- Gerenciamento administrativo e negócios (23%);
- Suporte ao cliente (20%).
Já os casos de uso na área contábil e financeira correspondem a 9%. Mesmo tendo uma representatividade menor, junto da IA e do Aprendizado de Máquina, chatbots são o assunto do momento quando se fala em tecnologia na contabilidade.
Mas o quanto você conhece essa tendência? Vamos trazer os 5 principais pontos de interesse e informação para a apropriação dessa ferramenta na contabilidade.
1 – O que é um chatbot na contabilidade gerencial
Primeiramente, você precisa saber que um chatbot é um robô virtual conversacional. Isso significa que há nele uma programação que permite receber e reagir a estímulos. Eles derivam dos bots que, ao operarem na interface dos aplicativos de bate-papo, receberam o prefixo “chat”.
Basicamente, um chatbot é um bot que aprendeu a se comunicar!
Mas como se dá esse aprendizado?
2 – Tecnologia na contabilidade: como funciona um chatbot contábil
Sabe os atores? Eles vivem suas personagens a partir de scripts. A mesma lógica dá suporte ao funcionamento dos chatbots. Existem roteiros seguidos por essas máquinas que estão se tornando cada vez mais inteligentes. Por enquanto, os humanos escrevem quais são os gatilhos comunicacionais e a quais respostas levam.
Em um futuro próximo, os robôs digitais poderão contribuir para a escrita dos seus próprios scripts. Nesse sentido, o funcionamento de um chatbot está intimamente ligado à IA, ao Aprendizado de Máquina. Ambos combinam as programações necessárias para que a interação com essas tecnologias se torne cada vez mais humana.
E a ideia é que atinjam um ponto em que se tornem melhores que os humanos. Tal conquista é conhecida como momento da Singularidade. Pesquisadores estimam que esse acontecimento deve se consolidar entre 2030 e 2045.
Somados à inteligência das máquinas que só aumenta, os robôs conversacionais ganham uma casa específica, com os aplicativos de chat. O que completa o funcionamento do chatbot.
Diante das previsões, ainda persiste a dúvida: será que esses robôs serão capazes de atuar como consultores na contabilidade gerencial? Só o tempo dirá. Mas já é possível entender como essa tecnologia está sendo usada hoje.
3 – Em que áreas da contabilidade gerencial um chatbot é útil
São três as principais áreas de um escritório contábil que já podem receber essas criaturas artificiais e interativas:
- Atendimento básico a clientes
- Suporte a analistas
- Análise de dados
A primeira delas é a versão clássica de chatbot. O robô está preparado para receber o contato dos clientes e resolver questões simples de solução de dúvidas e preenchimento de formulários.
Os chatbots também podem estar em contato com os analistas contábeis, ao prestarem auxílio na pesquisa de informações. Outra função ligada aos profissionais que realizam o trabalho de contabilidade gerencial é a de fornecer informações analíticas sobre as empresas dos clientes e sobre o próprio escritório.
Entenda mais sobre essas utilidades a seguir.
4 – Exemplos de uso do chatbot
Hoje os chatbots estão capacitados a desempenhar funções mais simples dentro do escritório contábil. Veja algumas delas:
Responder dúvidas: esse é o principal uso e tem proporcionado uma boa experiência aos clientes;
- Auxiliar nas tarefas contábeis mais básicas: baixar notas fiscais, preencher formulários, fazer pesquisas sobre normas e outras informações são as ações deste bot.
- Cumprir atividades repetitivas: muitas das atividades que o chatbot substituí são repetitivas, como download de documentos diretamente do órgão expedidor.
- Analisar e reunir dados: todas as interações entre humanos e chatbots geram dados e isso é usado pelo robô para seu próprio aprimoramento.
- Cumprir a função de contadores virtuais: chatbots já podem abrir empresas e prestar outros serviços contábeis.
Esses são exemplos de usos específicos dessa tecnologia na contabilidade. Mas existem aplicações genéricas do robô digital, ou seja, elas servem para outras áreas além da contabilidade. Algumas são mais comuns que outras. Confira a lista das funções mais comuns para chatbots, de acordo com o relatório Spyceworks :
- Transformar voz em texto (46%);
- Prestar suporte a tarefas de colaboração em equipe (26%);
- Gerenciar a agenda dos funcionários (24%);
- Gerenciar e-mails (14%);
- Prestar serviço ao consumidor (14%);
- Gerenciar help desk de TI (13%);
- Analisar de dados (10%).
6 – Chatbots criados para a contabilidade
Quando buscamos exemplos de chatbots criados para a contabilidade, devemos olhar para fora do Brasil, onde essa tecnologia está sendo mais desenvolvida. Listamos três iniciativas presentes em países diferentes. Elas apontam caminhos para o futuro da contabilidade gerencial.
Brasil:
O Contábil, uma das Soluções Domínio da Thomson Reuters, tem o seu chatbot, a TRIA. Esse robô é um assistente virtual disponível no chat do Painel de Pendências e está pronta para tirar todas as dúvidas sobre o eSocial.
Estados Unidos:
AskMyUncleSam (PergunteAoMeuTioSam, em tradução livre) é um chatbot feito para responder questões sobre contabilidade. Seu criador, Busayo Ogunsanya, usa a inteligência artificial como principal mecanismo do robô digital. Outra função do robô é a de preencher formulários de prestação de contas ao Governo e pagamento de impostos.
Austrália:
TaxBot é um bot conversacional capaz de fazer aos usuários as questões necessárias para preparar o envio de obrigações fiscais. Seus criadores têm como proposta mostrar que é possível um robô executar em cinco minutos, por $20,00, sem papelada, o que antes seria feito por um humano.
Singapura:
Osome é o aplicativo para o qual basta mandar uma mensagem para começar a abrir a sua empresa. Além disso, a companhia criou sistemas e ferramentas que ajudam a administrar despesas, impostos, desligamento de colaboradores e outras questões contábeis.
E o seu escritório, está por dentro da tecnologia na contabilidade? Ou nem sonhava com tudo isso?
