A contabilidade é uma área fundamental para o funcionamento eficiente e sustentável de qualquer empresa. Porém, muitos escritórios contábeis enfrentam desafios na realização de tarefas rotineiras, que consomem tempo e recursos preciosos.
É nesse contexto que a automação de tarefas surge como uma alternativa bastante útil.
A automação de tarefas em escritórios contábeis se refere à implementação de tecnologias que executam processos repetitivos e que não exigem expertise humana de forma automatizada, reduzindo a dependência de atividades manuais e propensas a erros.
Essa abordagem permite que profissionais contábeis concentrem seus esforços em atividades de maior valor agregado, como análise financeira, consultoria estratégica e tomada de decisões.
Ao longo deste artigo, exploraremos exemplos práticos de tarefas contábeis que podem ser automatizadas, bem como os critérios fundamentais para se considerar na escolha de um sistema de automação de tarefas contábeis.
Benefícios da automação de tarefas em escritórios contábeis:
1. Redução de erros e retrabalho:
A automação de tarefas em escritórios contábeis traz consigo uma série de benefícios significativos, começando pela redução de erros e retrabalho. Ao eliminar a dependência de processos manuais propensos a falhas, os sistemas automatizados garantem maior precisão e consistência nas informações contábeis.
Algumas formas de alcançar isso incluem:
- Eliminando erros de digitação: a automação permite a integração direta de sistemas, evitando a necessidade de entrada manual de dados. Dessa forma, erros de digitação são minimizados, proporcionando informações mais precisas e confiáveis;
- Automatização de cálculos complexos: cálculos contábeis que envolvem fórmulas complexas e múltiplas variáveis podem ser facilmente automatizados. Isso reduz a probabilidade de erros de cálculo, fornecendo resultados precisos e confiáveis.
2. Aumento da eficiência operacional:
Além da redução de erros, a automação de tarefas traz um aumento significativo na eficiência operacional. Isso porque, ao agilizar tarefas rotineiras e reduzir o tempo gasto em atividades manuais repetitivas, os profissionais contábeis podem direcionar seus esforços para atividades de maior valor agregado.
Alguns benefícios desse aumento de eficiência incluem:
- Agilização de tarefas rotineiras: tarefas como processamento de folha de pagamento e emissão de relatórios financeiros podem ser automatizadas, permitindo que sejam concluídas de forma mais rápida e eficiente;
- Redução do tempo gasto em atividades manuais repetitivas: a automação permite que os escritórios contábeis economizem tempo valioso ao automatizar tarefas repetitivas, como lançamento de dados, classificação de despesas e reconciliação de contas. Isso libera os profissionais para se concentrarem em análises mais complexas e estratégicas.
3. Melhoria da qualidade do trabalho:
A automação de tarefas contábeis não apenas aumenta a eficiência, mas também melhora a qualidade do trabalho realizado pelo escritório. Alguns aspectos relevantes para a melhoria neste contexto incluem:
- Padronização de processos: a automação permite definir fluxos de trabalho padronizados, garantindo consistência e conformidade em todas as etapas do processo contábil. Isso ajuda a evitar erros e inconsistências ao longo do caminho;
- Disponibilidade de informações precisas e atualizadas em tempo real: a automatização proporciona acesso imediato a informações contábeis atualizadas, permitindo uma análise mais precisa e embasada. Isso possibilita identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões estratégicas com base em dados confiáveis.
10 aspectos a considerar ao selecionar um sistema de automação de tarefas em escritórios contábeis:
Agora que você já entendeu as aplicações e benefícios da automação de tarefas na contabilidade, confira o que é importante avaliar na hora de escolher o sistema para dar conta deste desafio:
1. Acesso online:
Ao escolher um sistema de gestão para seu escritório, é fundamental considerar se ele possui acesso online. Essa característica oferece diversos benefícios, tais como:
- Possibilidade de acesso de qualquer lugar e dispositivo;
- Segurança dos dados e documentos;
- Acompanhamento em tempo real das atividades do escritório;
- Colaboração simultânea em tarefas com outros membros da equipe;
- Centralização de registros, dados e documentos em um único local.
2. Armazenamento em nuvem:
Quando os arquivos são armazenados na nuvem, não ocupam espaço nos computadores, não se perdem e podem ser acessados de qualquer lugar.
Além disso, o armazenamento em nuvem oferece maior segurança, pois utilizam métodos de criptografia para proteger os arquivos e dados. Ainda, uma ferramenta de gestão contábil que oferece armazenamento em nuvem facilita o compartilhamento de dados com os clientes.
Leia também sobre cloud computing na contabilidade em nosso outro artigo.
3. Dashboard intuitivo:
O dashboard, ou painel de controle, é a tela principal do sistema por meio do qual você opera todo o escritório. Então é essencial que esse ambiente tenha um layout fácil de entender e usar.
Ao escolher uma ferramenta de gestão e automação contábil, é importante verificar se ele apresenta um resumo claro de todas as atividades do escritório e mostra os principais pontos de atenção em destaque, como tarefas atrasadas ou com risco de multas, por exemplo.
Um dashboard intuitivo e de fácil leitura permite visualizar indicadores, métricas e dados que mostram a saúde do negócio.
4. Diferentes níveis de acesso:
Por exemplo, o administrador precisa ter uma visão geral do escritório, o gerente de departamento deve se concentrar em sua equipe e tarefas específicas, e os colaboradores devem ter uma visão enxuta e objetiva de suas responsabilidades.
Isso permite que cada um saiba, de acordo com seu nível de acesso, como está o desempenho de suas atividades, otimizando a rotina e o planejamento.
5. Sistema de notificações e lembretes:
Um sistema eficaz para escritórios contábeis não pode permitir que nada seja esquecido. Deve fornecer notificações claras sobre pontos críticos do escritório, como tarefas atrasadas, clientes que não enviaram documentos solicitados, ou que não baixaram documentos enviados pelo escritório, por exemplo.
Ter esses lembretes sempre à vista proporciona maior segurança para você e sua equipe em relação às atividades do escritório.
6. Criação de fluxos de tarefas otimizados:
Uma boa ferramenta de automação de tarefas contábeis deve possibilitar a distribuição das tarefas da equipe de forma estratégica e automática. Com isso, os colaboradores poderão saber exatamente como será sua rotina e quais tarefas devem ser priorizadas.
Além disso, a ferramenta deve oferecer a possibilidade de personalizar esses fluxos de acordo com a rotina do negócio, utilizando templates pré-definidos.
7. Automação de notificações de cobrança:
Elaborar e enviar boletos de honorários para cada cliente é um processo demorado e pode causar atrasos. Alguns escritórios terceirizam essa tarefa para evitar problemas, mas há ferramentas de automação contábil que possibilitam o envio automático de cobranças.
Portanto, esse é um critério importante a considerar ao escolher a ferramenta ideal. Afinal, automatizar essa rotina reduz custos, aumenta a eficiência, a precisão e a segurança do escritório.
8. Geração de relatórios:
Uma boa ferramenta de gestão e automação de tarefas contábeis deve fornecer relatórios intuitivos e claros sobre a situação do negócio e o desempenho dos colaboradores.
Ela deve ser capaz de transformar as informações geradas na plataforma em dados concretos e compreensíveis. Essa função é essencial para medir os resultados do escritório, entender os clientes, acompanhar o trabalho dos colaboradores e estabelecer metas específicas e mensuráveis.
Além disso, é preferível escolher sistemas que ofereçam relatórios pré-programados e a opção de criar relatórios personalizados de acordo com as necessidades de análise.
9. Treinamento adequado:
Opte por uma ferramenta cujo fornecedor ofereça um treinamento adequado, não apenas para o uso da ferramenta em si, mas também para destacar as vantagens que sua adoção trará para o dia a dia dos colaboradores.
Dessa forma, aprenderão a extrair o máximo da ferramenta e se sentirão motivados a utilizá-la em sua rotina de trabalho.
10. Suporte de qualidade:
Além de oferecer apoio durante a implantação, é essencial que a ferramenta escolhida continue oferecendo suporte ao longo do relacionamento.
Enquanto você for cliente, deve disponibilizar uma equipe de suporte durante o horário comercial para esclarecer dúvidas, receber sugestões e resolver problemas.
Então, ao avaliar uma ferramenta, verifique se o suporte conta com uma equipe de customer success ativa, se oferece um atendimento proativo ou reativo às solicitações, se acompanha o uso da ferramenta no escritório após a implantação e se possui um canal de comunicação acessível.
4 exemplos de tarefas contábeis que podem ser automatizadas com o ONVIO Processos:
O ONVIO Processos é um módulo de gestão de tarefas e processos integrante das Soluções Domínio, da Thomson Reuters, que oferece todos os critérios descritos no tópico anterior.
Trata-se de uma plataforma com recursos de automação, relatórios, notificações e lembretes automáticos, além de registro completo de atividades e a funcionalidade Express para reconhecimento em lote de documentos.
Veja abaixo mais alguns exemplos de rotinas contábeis que podem ser automatizadas nessa solução:
1. Geração automática de tarefas periódicas:
O ONVIO Processos é capaz de gerar automaticamente tarefas periódicas com base no regime da empresa do cliente e nas obrigações que precisam ser entregues. Isso elimina a necessidade de criar manualmente essas tarefas recorrentes.
2. Envio automático de lembretes para os clientes:
O sistema envia automaticamente lembretes para os clientes quando a data de entrega de uma obrigação se aproxima e os documentos necessários ainda não foram enviados. Isso ajuda a garantir que os prazos sejam acompanhados de perto e reduz o risco de atrasos.
3. Registro completo de atividades:
Registra todas as atividades realizadas no sistema, garantindo transparência e segurança. Isso é útil para comprovar o envio de documentos ou o acesso a informações, evitando alegações de atrasos ou falta de envio.
4. Automatização do reconhecimento de documentos em lote:
O recurso Express permite o reconhecimento automático de documentos em lote. Por exemplo, se o contador realizou várias tarefas e gerou vários documentos durante o dia, o sistema reconhece, anexa os documentos às tarefas correspondentes, envia para o cliente e conclui o serviço de forma automática. Isso agiliza o fluxo de trabalho e economiza tempo.
Para saber mais sobre o ONVIO Processos, solicite uma demonstração junto ao nosso time de especialistas. É online, gratuito e sem compromisso:
Conclusão:
A rotina contábil envolve uma série de demandas repetitivas e burocráticas. No entanto, a automação de tarefas surge como uma excelente alternativa para liberar os profissionais contábeis dessas atividades, permitindo que eles se concentrem em tarefas estratégicas e consultivas, agregando valor ao escritório.
Contudo, para obter resultados positivos com a automação contábil, é fundamental escolher o sistema correto, que seja capaz de atender a todas as necessidades técnicas desse desafio.
