A tecnologia avança em um ritmo tão veloz que nem sempre é possível ter clareza sobre o universo de possibilidades que está ao nosso alcance. São muitas as oportunidades de mudanças e melhorias e é justamente por isso que tem se falado sobre transformação digital.
O termo, que até parece mágico e não sai da boca de gurus e especialistas em tecnologia, é a nomenclatura dada para esse movimento de modernização dos processos e de inovação por meio da incorporação das tecnologias disruptivas. O fato é que você pode até não saber, mas o futuro da contabilidade já começou.
O modo como os escritórios e profissionais da área vêm se apropriando das novas ferramentas mostra o potencial transformador da tecnologia. Com ela, é possível simplificar a rotina contábil e otimizar o atendimento aos clientes, conquistando produtividade e assertividade nas entregas.
Quer saber como a tecnologia para a contabilidade está transformando e melhorando as rotinas e processos contábeis? Conheça todas as tendências em tecnologia da informação para a área e saiba como explorá-las. Boa leitura!
1 Afinal, o que é transformação digital?
Primeiro, é importante lembrar que o conceito por si só não promove nenhuma mudança. Você precisa entender, acreditar e comprar a ideia da transformação digital. Basicamente, trata-se de somar as tecnologias disruptivas às boas práticas no escritório contábil.
Sabe aquela interação feita por e-mail solicitando ao cliente o extrato de rendimentos para o Imposto de Renda? Agora, você não precisa mais disparar essa mensagem manualmente. Com a tecnologia, é possível usar um sistema de gestão com disparos automáticos próximo à data de abertura e fechamento do período de entrega do IR.
A transformação digital torna tudo muito mais simples e acessível. A partir do momento em que se decide empreender nesse movimento, o escritório ganha muito mais potencial ao poder atender mais clientes, sem uma grande equipe, e ainda conquistá-los pela agilidade no atendimento.
Coloque-se no lugar do cliente. Ele está com dúvida sobre as regras de enquadramento no Simples Nacional e precisa de uma orientação. Contudo, em uma rotina atribulada, com a tecnologia mobile ao seu alcance, se ele tiver outras opções, além de ligar, as chances de fidelizá-lo aumentam muito. É possível ofertar a ele:
- Mandar uma mensagem via Messenger, do Facebook;
- Enviar áudios pelo WhatsApp;
- Acessar a plataforma da contabilidade e ser atendido virtualmente;
- Participar de reuniões on-line;
- Receber documentos por e-mail.
O futuro da contabilidade deve apresentar ao cliente um conjunto de facilidades e benefícios.
Para esse desafio, as tecnologias disruptivas são indispensáveis. Elas prometem mudar a forma como você se relaciona com os clientes e realiza atividades, transformando a sistemática do seu negócio e do mercado.
2 Como ela já está impactando a vida do contador?
É possível observar os impactos da transformação digital em dois eixos estratégicos: na organização dos processos e no atendimento ao consumidor.
Organização dos processos e melhoria de desempenho
Se antes tudo era registrado em cópias impressas, que deveriam ser arquivadas fisicamente em gaveteiros, hoje a maioria dos documentos é gerada e armazenada digitalmente.
Muitos contadores concentram os processos e atividades da rotina contábil em sistemas de gestão, que permitem a organização das tarefas, bem como monitoramento das entregas e o acompanhamento do desempenho dos profissionais do time. Nesta plataforma é possível visualizar prazos, identificar possíveis atrasos e até mensurar a rentabilidade de cada cliente, a partir do cálculo do tempo usado para suas demandas.
Além de contribuir para a organização da rotina contábil, esse tipo de ferramenta leva à economia de tempo e dinheiro, diminui a incidência de erros e melhora a produtividade do time.
Agilidade no atendimento ao cliente e fidelização
O sensível aumento no tempo de resposta ao cliente e a assertividade na estratégia contábil não seriam possíveis sem a ajuda da tecnologia. Definitivamente, a imagem do contador perdido em meio aos papéis ficou para trás. Hoje, tanto ele quanto sua equipe tem visão do negócio do cliente, bem como acesso aos insumos necessários para atender qualquer tipo de demanda.
É possível, por exemplo, elaborar declarações de maneira mais simples, resolver pendências com mais agilidade e eficiência e se comunicar com o cliente em um canal direto em tempo real.
Desse modo, a qualidade do serviço prestado melhora e a percepção do cliente também, levando-o, muitas vezes, a superar as expectativas iniciais. O escritório se destaca pela sua performance superior em relação aos demais. Isso porque se mantém à frente, acompanhando a transformação digital.
Não se trata somente de usar tecnologia mas ir além, incorporando seus recursos para reinventar metodologias tradicionais em busca de mais eficiência e produtividade.
3 Blockchain
Com o blockchain, cada vez mais a confiabilidade de dados e transações deixa de pertencer somente a bancos, agências governamentais e escritórios de contabilidade. Os registros estão descentralizados, pulverizados entre os mineradores que efetuam as transações com bitcoin ao redor do mundo.
Além disso, a criptomoeda é apenas uma das aplicações possíveis em blockchain. Há um universo de outras possibilidades a serem exploradas.
Para o futuro da contabilidade, a tendência do blockchain é um caminho sem volta, que deve melhorar a rotina tributária das pessoas físicas e jurídicas. O Livro Razão, modelo obrigatório e ultrapassado de aferição contábil, tende a perder espaço para o blockchain, que também funciona como um livro contábil, com o registro de todas as transações.
De acordo com pesquisa da Thomson Reuters e do Chartered Institute of Management Accountants (CIMA), apenas 4% dos entrevistados selecionaram blockchain como um modelo de grande impacto em seus negócios em 25 anos. Ainda que os contadores não se deem conta, a plataforma é revolucionária e inviolável, tendo potencial de transformar a economia global.
Afinal, trata-se de uma cadeia de dados descentralizada e segura. As informações, armazenadas em um sistema baseado na tecnologia P2P (Peer-to-Peer), são resistentes a alterações e não podem ser modificadas retroativamente, ou seja, os registros são à prova de adulteração. O sistema tem mais um diferencial: coíbe fraudes e sonegações.
4 A Inteligência artificial e os Chatbots
Os chatbots estão roubando a cena. Baseados em plataformas de aplicativos de voz ou mensagens de texto, eles têm sido amplamente usados em redes como o Slack, Facebook Messenger e WhatsApp. De acordo com dados do Business Wire, a expectativa é que o mercado mundial de chatbots chegue à marca de US$ 1,25 bilhão em 2025, com um índice de crescimento composto de 24,3%.
Essa rápida ascensão dos bots se deve, principalmente, à facilidade e à eficiência na interação das marcas com funcionários, clientes e outros usuários. Nunca antes na história foi tão fácil prestar um atendimento assertivo, inclusive em horários não comerciais, como um sábado à noite. Os chatbots desconstroem alguns padrões e, ao mesmo tempo, inauguram outros como esse: do atendimento em tempo real.
Embora hoje a maioria deles funcione com base em texto, os chatbots com inteligência artificial para empresas combinados com a ativação por voz têm um potencial ainda mais incrível. Afinal, a voz deixa transparecer nuances de emoção e linguagem que o texto não consegue replicar.
Os chatbots com inteligência artificial ativados por voz podem contribuir para a humanização das interações, trazendo ainda uma camada de personalização, tal como acontece com a Amazon Eco e a Cortana, da Microsoft.
No escritório contábil, os chatbots podem contribuir em várias situações:
- Simplificar a rotina do contador: permite que ele realize várias tarefas ao mesmo tempo. Afinal, não é preciso interagir fisicamente com os dispositivos usados, nem mesmo vê-los.
- Tornar o atendimento mais assertivo: isso porque os chatbots têm condições de cuidar dos pedidos de rotina com respostas automatizadas em todas as horas do dia.
- Orientar contadores e clientes: alguns processos como o Esocial preocupam tanto o contador quanto os clientes. A boa notícia é que já existe uma assistente virtual especialista no assunto. A TRIA é capaz de responder a perguntas simples sobre esse tipo de procedimento e indicar a melhor solução para o contador.
5 Cloud Computing
Você já imaginou ter acesso aos dados contábeis de todos os clientes em um ambiente seguro, acessível de qualquer lugar e a qualquer hora? Com a computação em nuvem, isso é possível.A tecnologia acompanha a tendência mobile, que vem pautando tantas outras inovações.
De acordo com uma pesquisa feita pela Brother International, muitas empresas mostram cada vez mais interesse em adotar tecnologias disruptivas que tornem a sua força de trabalho mais ‘móvel’ e os seus processos mais simples e flexíveis.
A cloud computing atende essa demanda. Com ela, os profissionais do escritório contábil podem acessar e compartilhar arquivos e recursos com maior facilidade, a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora e lugar.
A pesquisa realizada pela Brother mostra ainda que dos 509 entrevistados, 21% deles pretende gastar a maior parte do seu orçamento de TI em soluções tecnológicas que permitem a sincronização e o compartilhamento de arquivos na nuvem. Além deles, outros 28% desejam investir em dispositivos móveis que facilitem a rotina dos colaboradores que trabalham remotamente.
6 Redes sociais
Contudo, as opções de fortalecimento da atuação do escritório contábil não derivam somente das ferramentas baseadas em inteligência artificial. Tão importante quanto adotar novas tecnologias é saber construir um planejamento de comunicação digital para o escritório, bem como executá-lo com perfeição.
De acordo com o estudo Transformação Digital nas MPE, realizado pelo Sebrae, nos últimos três anos, os pequenos negócios no Brasil investiram na informatização e na utilização de novas ferramentas digitais, com destaque para a presença nas redes sociais.
Segundo a pesquisa, 72% das empresas utilizam o WhatsApp para se comunicar com clientes e 40% mantêm perfil no Facebook.
Todavia, não é somente a presença do escritório nas redes sociais que interessa. Para dar suporte a essa estratégia, é fundamental que o contador também mantenha perfis ativos nas mídias, conquistando espaço como um influenciador.
A melhor plataforma para interagir com outros profissionais da área é o LinkedIn. Nessa rede é possível aumentar o networking e ainda se manter informado sobre temas contábeis e gerais por meio da leitura de artigos.
Além disso, outra alternativa é participar de grupos sobre contabilidade, acompanhando assuntos de seu interesse e interagindo em debates relevantes sobre a área.
7 Sistemas de gestão contábil
Agora, a questão é: de que maneira todos esses recursos e tecnologias disruptivas podem contribuir para a rotina contábil? Se separadamente eles não parecem fazer muito sentido para você, saiba que a união dessas ferramentas em uma única solução pode revolucionar o modo como você gerencia o escritório contábil.
O sistema de gestão para contadores é o resultado da soma de vários recursos, que uma vez integrados, fornecem as melhores funcionalidades para simplificar e otimizar a gestão contábil. Mais do que isso, um software contábil oferece uma visão de negócio completa e estratégica.
Ao usar um software de integração contábil na nuvem, é possível analisar rapidamente o que está acontecendo no negócio do cliente. Desse modo, você tem condições de prestar um serviço com mais valor agregado. Não se trata somente de entregar as obrigações fiscais, mas ser um consultor e parceiro contábil de cada cliente.
Como a plataforma de gestão e os indicadores de negócios ficam disponíveis na nuvem, a organização contábil se torna mais simples e ainda traz outras possibilidades. Isso porque o contador pode usar os dados de seus clientes para fazer uma gestão analítica, visando obter sempre uma maior compreensão sobre a saúde financeira de cada um.
Desse modo, ele começa a atuar de forma consultiva, levando os clientes a repensarem suas estratégias e, assim, buscarem o aumento de receitas. Ou seja, o contador se torna um facilitador do crescimento sustentável das empresas.
Quer entender mais sobre a tecnologia para a contabilidade e potencial disruptivo das novas ferramentas para o escritório? Não deixe de acompanhar o blog da Domínio. As melhores novidades sobre o transformação digital você encontra aqui.
