A transição de um escritório contábil tradicional para um ambiente digitalizado tem sido um movimento comum de muitos escritórios do Brasil a fim de se manterem competitivos no cenário atual.
A digitalização, no entanto, não se restringe à mera migração de documentos físicos para formatos eletrônicos. Com a incorporação de tecnologias digitais, tarefas como a entrada de dados e cálculos tributários podem ser automatizadas, o que permite aos profissionais contábeis direcionar seu foco para atividades mais estratégicas e na obtenção de insights estratégicos.
Esta mudança trata de uma evolução necessária para atender às demandas de um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, o que exige novas definições de eficácia e agilidade dos escritórios contábeis na era digital.
Trabalho remoto em escritório contábil: facilidades e benefícios
Hemilly Ferreira e CEO do Ferreira Contabilidade Digital, um escritório 100% digital, aberto ainda durante a pandemia de COVID-19, relata sua relação com o trabalho contábil remoto na contabilidade:
“Eu trabalhava de casa […]; durante dois anos, eu trabalhei dentro da minha casa, e tudo fluiu muito bem.”
Para ela, o trabalho remoto trouxe facilidades para o seu trabalho que o tornaram mais confortável.
“[Eu não tinha] essa necessidade de ter um ambiente, de eu ter que gastar com ambiente, porque, querendo ou não, eu teria que alugar uma sala e fazer [a compra] de móveis, etc.”
Sobre isso, Hemilly também ressalta como a integração digital tem efeitos sobre a ideia do trabalho contábil ainda atrelado a um espaço físico.
“A gente está aqui, mas sabe que se precisar fazer alguma coisa a gente vai conseguir fazer porque não temos mais essa limitação [do lugar]”
No entanto, as implicações práticas dessa transição não se limitaram apenas à virtualização das operações no ambiente doméstico, mas também se estendem à redefinição das interações e da colaboração entre os profissionais contábeis.
Quais os impactos do trabalho remoto?
Durante a pandemia, diversos profissionais que precisavam digitalizar seu trabalho foram surpreendidos com uma mudança repentina no modo como ele ocorria. Essa alteração, por exemplo, “empurrou” os profissionais a uma situação para as quais não havia preparação.
Se por um lado, a digitalização ofereceu a oportunidade de redução de custo, de maior integração com colaboradores de diferentes locais, e maiores flexibilidade de horário, por outro, também trouxe a necessidade do desenvolvimento de estratégias para enfrentar seus desafios.
“[…] Nós passamos por um período muito complicado em que a gente teve que se desfazer de várias coisas e encontrar formas que, na época, era acessar por aplicativo o computador que ficava na base do escritório,” destaca.
A integração tecnológica foi um dos maiores desafios do período, já que muitas empresas que sequer operavam virtualmente, foram lançadas de uma só vez no contexto digital em que as tarefas agora precisavam de um outro trâmite.
Nesse sentido, um estudo1 publicado no Working Papers do National Bureau of Economic Research (NBER), apontou para o papel da tecnologia na facilitação do trabalho remoto, que permitiu a realização de tarefas à distância.
No entanto, o estudo também destaca a necessidade de maior preparação e melhor adequação das tarefas a esse ambiente digital com preponderantes para o sucesso da transição.
Para Ferreira foi necessário encontrar maneiras de integrar a equipe e fazê-la trabalhar junta, mesmo que remotamente.
Como digitalizar processos antes físicos sem afetar a produtividade?
Essa preocupação não afetou somente o Ferreira Contabilidade Digital, mas também diversas empresas e escritórios do país, já que a questão também envolve a carga de trabalho e a produtividade envolvida na nova execução de processos.
Uma outra pesquisa2 publicada pela International Conference on Human-Computer Interaction em 2020, mostra que essas tecnologias adotadas durante a pandemia podem ter impactos significativos na carga de trabalho e produtividade.
Para a pesquisa, produzida ainda no contexto da pandemia, profissionais participantes cujo trabalho pôde ser “digitalizado” tiveram aumento na carga horária em pelo menos 3 horas por semana. Ao mesmo tempo, esses profissionais também tiveram 38% perda de produtividade em casa.
O texto aponta, porém, como possíveis causas os problemas relacionados às próprias tecnologias utilizadas pelas empresas para viabilizar o trabalho remoto, como as soluções de mensageria e videochamada, as quais, se não pensadas para o ambiente dessas empresas, podem representar perdas na capacidade produtiva do escritório.
“Não adianta: a gente acaba investindo em uma coisa que, lá na frente não vai dar retorno”, confessa Hemilly.
Os constantes problemas de conexão das reuniões online, além da falta de conhecimento sobre as plataformas que as sustentam, tornaram mais difícil o trabalho de milhares de profissionais.
A gestão dessas tecnologias, para Hemilly, precisa estar muito alinhada entre os colaboradores, principalmente com foco à digitalização de todo o processo.
“[Eu pensava:] ‘quando eu for fazer a contratação do sistema, vai ter que ser um sistema que outra pessoa pode trabalhar comigo dessa forma [remota]’”, completa a CEO.
Esses desafios só ressaltaram a importância de ferramentas tecnológicas robustas e eficazes para suportar a nova dinâmica de trabalho, especialmente em um campo sensível como a contabilidade.
Por que investir em tecnologia é essencial para digitalização?
A transição de um escritório contábil tradicional para um ambiente digitalizado demanda adaptações importantes, como a adoção de um software contábil que otimizem os processos internos, orientado à digitalização.
Para além de contar com um sistema contábil, a digitalização também altera dinâmica com cliente. Essa mudança oferece um desafio para quem atua no ambiente digital, já que o cliente passou a demandar por mais facilidade em relação ao tempo no qual o atendimento ocorre.
Para Hemilly, ao facilitar o tempo em que os clientes são atendidos e a forma como podem ser feitas as solicitações, as soluções digitais podem dinamizam o fluxo de trabalho do contador.
“Pra gente tem sido até melhor, porque [o cliente] solicita pelo WhatsApp e na mesma hora a gente faz a documentação de maneira mais ágil, passa para ele e já consegue ter o acesso [às informações].”
Estas ferramentas automatizam tarefas rotineiras, cálculos e registros, além de também oferecem uma plataforma centralizada para a gestão de dados contábeis.
Além disso, a contabilidade digital, facilitada por soluções digitais, permite que os clientes acessem informações de forma mais rápida e intuitiva, fortalecendo a relação entre escritório e cliente.
No entanto, a oferta de serviços nesse contexto mais digitalizado fez surgir soluções diversas que dificultam a escolha de qual delas escolher.
“Logo que veio o primeiro cliente, eu tomei a decisão de contratar um estagiário para fazer a parte do sistema. [Mas] que sistema eu vou contratar?”
Nesse contexto, a dúvida levou Hemilly a pesquisar soluções digitais que pudessem realizar essa integração. No entanto, entre as opções de maior custo-benefício, ficavam lacunas que teriam de ser resolvidas, o que não atendia a seu modelo de negócio.
A opção perfeita para o seu escritório
Em sua procura, Hemilly encontrou as Soluções Domínio, com as quais já havia trabalhado durante a faculdade. O Domínio Web é uma solução contábil na nuvem totalmente integrada às Soluções Domínio da Thomson Reuters.
Ela conta que, durante a faculdade, aprendeu com as Soluções Domínio, que deu a ela parâmetros de operação que ela desejava para o seu escritório e dá o exemplo:
“O sistema foi a porta de entrada para outros clientes virem.”
O sistema conta com mais de 25 anos de experiência e desenvolvimento de soluções próximas à rotina e necessidade de contadores por todo país.
Com proteção contra vírus, hackers e atualizações automáticas, proporciona eficiência e integridade de informações, garantindo acesso rápido e seguro ao banco de dados do escritório de contabilidade.
Quando fala da sua relação com o sistema, a empresária é categórica: “simplemente não tem comparação.” Isso porque, de acordo com Hemilly, o Domíno Web foi a primeira e única solução que o escritório teve até hoje.
“No começo, eu fiquei meio insegura em relação aos custos, […] eu procurei outras opções.”
Ao adotar soluções como o Domínio Web, os escritórios contábeis podem não apenas sobreviver, mas prosperar nesse novo ambiente dinâmico. Leia mais sobre um sistema contábil na nuvem e a segurança de dados com o Domínio Web.
Assim como Hemilly Ferreira, é necessário estabelecer um fluxo operacional eficiente, transformando o contador em um profissional estratégico capaz de fornecer insights valiosos aos clientes.
Com o Domínio Web esses desafios podem ser superados com sua segurança, eficiência e integração, uma peça-chave nesse processo.
Ao impulsionar a digitalização, ele eleva o escritório a um novo patamar, onde o contador não é apenas operacional, mas também um parceiro estratégico. Essa mudança não só atende às demandas atuais, mas prepara o caminho para o futuro.
A escolha pela inovação é crucial, e o Domínio Web é a ferramenta ideal para conduzir os escritórios contábeis a esse novo horizonte, onde a eficiência e os benefícios se tornam sinônimos de sucesso.
Assista ao vídeo completo da entrevista com a Hemilly Ferreira em nosso canal do YouTube:
