A transformação digital tem desempenhado um papel significativo na forma como os escritórios contábeis operam e executam seus processos de negócios.
Anteriormente, dependiam fortemente de métodos tradicionais e manuais para realizar tarefas contábeis, como entrada de dados, reconciliação e relatórios financeiros.
No entanto, com a adoção de tecnologias digitais, esses processos foram automatizados e simplificados, trazendo eficiência e melhorando a qualidade do trabalho contábil.
Ao explorar essa transformação digital no setor contábil, fica evidente que a automação de tarefas, a adoção de cloud computing e a busca por maior segurança de dados são elementos intrinsecamente conectados e consequências diretas desse processo.
Vamos analisar como esses três pilares se inter-relacionam e impulsionam a contabilidade digital.
A automação de tarefas contábeis como motor da transformação digital:
Um dos impactos mais importantes da transformação digital na contabilidade é a automação de tarefas rotineiras e repetitivas.
1. Eficiência operacional: a automação de tarefas permite que os escritórios contábeis realizem atividades de maneira mais rápida e eficiente. Processos manuais e demorados podem ser automatizados, reduzindo a carga de trabalho e liberando tempo para atividades de maior valor agregado;
2. Redução de erros: a automação reduz significativamente a ocorrência de erros humanos. As tarefas manuais estão sujeitas a erros de digitação, transposição de números e outros equívocos, que podem ter impactos negativos na precisão dos dados contábeis.
Com a automação, os dados são processados de forma consistente e precisa, minimizando erros e melhorando a qualidade do trabalho contábil;
3. Maior produtividade: a automação permite que os profissionais contábeis concluam tarefas em menos tempo, o que aumenta a produtividade geral do escritório.
Com a redução do tempo gasto em atividades rotineiras e repetitivas, os contadores têm mais tempo para se concentrarem em análises, planejamento estratégico e fornecer insights valiosos aos clientes;
4. Melhor colaboração e compartilhamento de informações: a automação permite o compartilhamento ágil e seguro de informações contábeis entre os membros da equipe, bem como com os clientes.
Com sistemas centralizados e baseados na nuvem, é possível colaborar em tempo real, garantindo que todos tenham acesso às informações necessárias e estejam trabalhando com os mesmos dados atualizados.
5. Redução de custos: a automação de tarefas contábeis pode levar a uma redução significativa nos custos operacionais. Menos tempo gasto em tarefas manuais implica em uma utilização mais eficiente dos recursos humanos, reduzindo a necessidade de contratação de funcionários adicionais.
Além disso, a automação pode ajudar a evitar multas e penalidades por erros e atrasos, resultando em economia financeira.
Dentro do tema leia também nosso artigo sobre automatizar tarefas em escritórios contábeis.
Implementação estratégica da automação na contabilidade
A implementação da automação de tarefas em um escritório contábil requer uma abordagem cuidadosa e planejada. Aqui estão alguns passos que podem ajudar nesse processo:
1. Avalie os processos existentes: comece identificando os processos contábeis que podem se beneficiar da automação. Analise as tarefas manuais e repetitivas que consomem tempo e identifique aquelas que podem ser automatizadas para aumentar a eficiência;
2. Defina os objetivos: estabeleça metas claras para a automação. Identifique os benefícios que você espera alcançar, como redução de erros, aumento da produtividade ou melhoria na tomada de decisões. Isso ajudará a orientar suas decisões e a medir o sucesso da implementação da automação.
3. Pesquise soluções tecnológicas: explore o mercado em busca de soluções tecnológicas adequadas para automatizar os processos contábeis identificados.
Existem diversos softwares contábeis disponíveis que oferecem recursos de automação. Considere as necessidades específicas do seu escritório contábil e escolha uma solução que atenda às suas demandas;
4. Integre os sistemas: certifique-se de que os sistemas contábeis automatizados estejam integrados com outros sistemas utilizados no escritório contábil, como sistemas de gestão de documentos, sistemas de folha de pagamento ou sistemas de gestão financeira dos clientes.
A integração suave dos sistemas permitirá um fluxo contínuo de dados e informações entre as diferentes áreas do escritório;
5. Treine a equipe: a automação requer familiarização e treinamento adequado da equipe contábil. Forneça treinamento sobre o uso dos softwares e sistemas automatizados, destacando os benefícios da automação e demonstrando como as tarefas serão simplificadas e agilizadas.
Certifique-se de que os membros da equipe estejam confortáveis e confiantes ao utilizar as novas ferramentas.
Exemplos de automação de tarefas contábeis usando as Soluções Domínio
As Soluções Domínio, da Thomson Reuters, são líderes no mercado de sistemas contábeis no Brasil, com presença em todos os estados, 39 unidades de negócio e mais de 40 mil clientes atendidos. Com essas soluções, é possível automatizar diversos processos contábeis, trazendo ganhos significativos em termos de eficiência e redução de custos.
Se aprofunde no Domínio Start em nosso artigo especial.
A seguir, apresentamos alguns exemplos de tarefas contábeis que podem ser automatizadas por meio dos módulos das Soluções Domínio:
- Importação automática de extratos bancários para lançamentos contábeis;
- Conciliação automática de contas e lançamentos contábeis;
- Análise detalhada de receitas e despesas por centro de custos.
- Cálculo automático de impostos e geração de guias para pagamento;
- Emissão automática de guia DAS e GNRE XML;
- Importação automática de notas fiscais.
3. Módulo Folha:
- Exportação automática de recibos de pagamento para o banco;
- Simulação automática de cálculos de férias e rescisões em grupo;
- Emissão automática de avisos de vencimento de férias e documentos obrigatórios.
4. Módulo ONVIO Portal do Cliente:
- Compartilhamento automático de documentos e arquivos com os clientes;
- Integração automática com o módulo Fiscal para consulta de notas fiscais eletrônicas;
- Solicitação de serviços contábeis online pelos clientes.
- Pagamentos automáticos via e-Cac;
- Planejamento e acompanhamento automatizado do fluxo de caixa;
- Controle automatizado da inadimplência e renegociação de dívidas dos clientes.
- Cálculo automático dos custos dos clientes, integrado ao módulo Honorários;
- Visualização automática dos dados financeiros por meio do dashboard;
- Identificação automática de clientes com superávit ou déficit.
7. ONVIO Processos:
- Automação e gerenciamento eficiente de tarefas integradas ao Domínio;
- Recebimento automático de documentos dos clientes;
- Emissão automática de guias de pagamento e geração de livros fiscais;
- Histórico completo de ações e relatórios de produtividade.
8. ONVIO Messenger:
- Comunicação centralizada e segura com os clientes via WhatsApp;
- Execução automática de mais de 25 tarefas pela inteligência artificial;
- Automação de solicitações e controle centralizado;
- Agilidade na rotina contábil e integração com o Domínio.
9. Kolossus Auditor:
- Automatização do processo de cruzamento de dados;
- Configuração de auditorias ativas e monitoramento de produtos;
- Notificações sobre atualizações de legislação; Consultas tributárias em massa e auditoria de documentos fiscais;
- Elaboração de planos de correção e certificação automática de informações.
Esses são apenas alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas usando as Soluções Domínio.
Cada módulo oferece funcionalidades específicas para agilizar e automatizar diferentes aspectos do trabalho contábil, desde lançamentos e conciliações até cálculos de impostos e gerenciamento financeiro.
Para entender melhor como eles podem ser aplicados às necessidades específicas do seu escritório contábil, você pode explorar os recursos detalhados diretamente no site dominiosistemas.
Contabilidade em nuvem: colaboração eficiente e segurança de dados
A transformação digital também trouxe consigo a utilização de tecnologias como a computação em nuvem, que permite o armazenamento e acesso a dados contábeis de forma centralizada e segura.
Isso facilita o compartilhamento de informações entre diferentes membros da equipe contábil, bem como com os clientes, promovendo uma colaboração mais eficiente.
Neste cenário, a segurança dos dados é um fator fundamental, já que a digitalização dos processos contábeis levanta preocupações com a proteção dos dados sensíveis dos clientes.
Por isso, os escritórios contábeis devem investir em medidas de segurança robustas para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações financeiras.
Domínio Web: solução completa para contabilidade em nuvem e segurança de dados
O Domínio Web permite acesso remoto a todos os módulos das Soluções Domínio. Isso significa que a equipe contábil pode trabalhar de qualquer lugar, a qualquer momento, utilizando dispositivos compatíveis.
Além disso, a segurança é prioridade, com acesso controlado e permissões personalizáveis para compartilhamento seletivo de dados, garantindo a confidencialidade e integridade das informações.
A plataforma adota medidas avançadas de segurança, incluindo criptografia de dados, autenticação em dois fatores e backups frequentes. Dessa forma, os dados são protegidos contra acessos não autorizados e evitam perdas acidentais.
Com o Domínio Web, os escritórios contábeis podem desfrutar dos benefícios da contabilidade em nuvem, combinando eficiência e segurança para atender às demandas do mercado atual.
Conclusão
A transformação digital na contabilidade impulsionou a automação de tarefas, a adoção de cloud computing e a busca por segurança de dados.
Esses três elementos estão intrinsecamente relacionados e se complementam para promover eficiência, colaboração e proteção das informações contábeis.
E as Soluções Domínio se destacam como uma opção preparada para atender todas as demandas dos escritórios contábeis nesse novo cenário digital, oferecendo automação, computação em nuvem e segurança de dados de forma integrada e confiável.
É por meio dessa combinação que os escritórios contábeis podem impulsionar a produtividade, otimizar processos e garantir a confidencialidade dos dados, tornando-se aptos a enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades oferecidas pela era digital.
