Você precisa que o escritório cresça, mas não tem como contratar novos analistas e, aliás, vem sofrendo desfalques no time? Ao constatar isso, que tal considerar mudanças para aumentar a produtividade contábil no escritório? Essa é uma maneira de gerar mais receita sem adicionar despesas ao seu fluxo de caixa.
Mas como ser mais produtivo, mesmo tendo que lidar com saídas inesperadas de colaboradores?
Existem alguns ladrões de tempo e eles moram em processos obsoletos promovidos por uma cultura organizacional que precisa de renovação.
Os analistas contábeis levam a história do escritório embora quando deixam o seu negócio. Podem, inclusive, cativar seus clientes e ser um fator surpresa na concorrência. Mas existem modos de evitar essa dependência que o cliente sente em relação aos analistas que os atendem.
Hoje, mais do que nunca, a gestão do seu negócio deve estar apoiada na tecnologia. Por isso, um programa para escritório contábil é um grande aliado da produtividade, mesmo com cenários de turnover elevado — tal índice se refere ao número de colabores que deixam a empresa em um determinado período.
Que saber mais? Continue a leitura!
Motivos que levam ao Turnover na gestão do escritório
Existem inúmeras razões alegadas na hora de escrever uma carta de demissão. Mas nem sempre elas abarcam o que realmente precisa ser resolvido no seu escritório. Por isso você precisa saber claramente qual a motivação da saída de um colaborador. Neste caso, investigue se a razão tem a ver com um desses quatro problemas enfrentados por ele:
1 – Não conseguir executar as tarefas;
2 – Trabalhar diante de assuntos de alta complexidade;
3 – Viver sob pressão em épocas de fechamento;
4 – Ser cobrado por funções e tarefas que não exerce ou falta de definição de escopo da função exercida.
Para aumentar a produtividade no escritório, você precisa, portanto:
– Oferecer recursos suficiente para execução de tarefas;
– Simplificar atividades e diminuir as repetições nos registros contábeis;
– Aliviar a pressão nos momentos de fechamento mensal e, principalmente, anual;
– Definir as responsabilidades e identificar o desempenho de cada analista.
Em algumas situações, o Domínio Plus, associado ao seu plano de gestão de negócio, pode ajudar a solucionar esses desafios que tornam a improdutividade dona do seu escritório.
Recupere o poder sobre as atividades e considere a saída de um colaborador um momento de renovação e não de lamentação ou perda de informação.
Produtividade Contábil: confira 3 funções que pode ajudar você nessa missão!
1 – Gestão do tempo
Cada ação executada com o Domínio Plus tem um registro. Então, é possível saber ao que cada funcionário se dedica mais ao usar o sistema. Como tal programa para escritório contábil é uma das soluções da Thomson Reuters, não será necessário usar outro sistema para execução das tarefas da contabilidade.
Além da ferramenta registrar todas as operações, você pode incentivar os analistas a gerenciarem suas tarefas em sistemas de produtividade e de organização da agenda.
Tudo isso porque, muitas vezes, os problemas de produtividade existem, mas não é possível saber como começar a resolvê-los. Identifique as falhas no Sitema Domínio e parta para a ação, incentivando seus analistas a adotarem uma nova postura, mais organizada e engajada.
2 – Gestão da folha de trabalho automatizada
Além de ajudar no registro das tarefas, todos os meses os analistas fazem a folha de alguns clientes. Mas, sem um sistema completo, essa atividade é manual, está sujeita a erros e nunca abarca a especificidade exigida pelos clientes. A folha de professores universitários, por exemplo, tem um cálculo de hora diferenciado. O mesmo ocorre na construção civil.
O Domínio Plus considera essas especificidades e facilita o modo como seus analistas lidam com ela, resumindo a alguns cliques a gestão da folha de pagamento. Essa é uma demanda que, no final do ano, acaba se tornando pesada, devido as férias coletivas, décimo terceiro salário e outros pagamentos que fogem da rotina. Além disso, os prazos são curtos.
Além disso, você pode aumentar a produtividade do escritório e deixar os analistas mais satisfeitos quando a rotina pesa. Afinal, ela pode, sim ser automatizada e simplificada.
3 – Gestão de atendimento com autoatendimento
Não há nada mais improdutivo do que parar atividades importantes para atender demandas que poderiam ser facilmente resolvidas com um programa para escritório contábil.
A tecnologia do Domíno permite ao cliente gerar guias, relatórios e saber qualquer informação sobre a saúde fiscal e financeira da empresa.
Tudo sem precisar que um dos analistas pare para analisar essas questões pontuais!
Esse é o benefício do autoatendimento. Há um grande aumento de eficiência por parte dos seus colaboradores quando você adota esse tipo de solução para aumentar a produtividade do escritório. Além disso, o cliente também se beneficia, pois resolve de imediato demandas que poderiam ficar esquecidas e gerar ruídos no relacionamento.
Somado a isso, está o fato de desvincular um pouco o atendimento da imagem do analista que está do outro lado da tela.
Afinal, você precisa que mais de um profissional esteja disponível possa atender qualquer um dos clientes. Como a história de relacionamento e do escritório em si está no sistema, atendimentos mais estratégicos podem ser feitos pelo analista que estiver disponível.
Lidar com o turnover é, sim, complicado, mas possível com a ajuda de um programa para escritório contábil.
O Domínio tem recursos completos para ajudar a resolver os principais ladrões de tempo e a renovar a cultura profissional, com novos processos.
A eficiência proporcionada por um programa para escritório contábil levará seus analistas a se sentirem mais úteis e menos subaproveitados. Fale com um de nossos especialistas para saber mais sobre o Domínio Plus!
Leia também sobre os 3 pilares da inovação na contabilidade em nosso outro artigo.
