O eSocial, projeto do governo federal que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), está em sua segunda fase. Agora é a vez das empresas do grupo 2 – Microempresas (MEs) e Empresas de Pequeno Porte (EPPs), não optantes do Simples Nacional, com faturamento de até R$ 78 milhões – prepararem sua declaração, cujo prazo vence em janeiro de 2019.
O sistema foi criado para as empresas fazerem a escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em uma plataforma digital. Com isso, a tecnologia na contabilidade ganha destaque. Os escritórios contábeis têm a oportunidade de exercer um papel mais estratégico com seus clientes.
Mas o que as grandes empresas podem ensinar às MEs e EPPs na hora de fazer o eSocial?
Aprender com os erros e os acertos de outros é fundamental para lidar com as fases novas do sistema.
Adoção de tecnologia é fundamental
Os avanços tecnológicos dos órgãos fiscalizadores estão obrigando as pessoas físicas e jurídicas à adoção de tecnologias e ao aprendizado de novas competências, a fim de lidar com as modificações que estão surgindo.
Quanto mais os negócios estiverem integrados aos novos modelos, melhor. Nesse cenário aparecem também as empresas de contabilidade. Elas devem estar preparadas para atender seus clientes dentro dos novos moldes, priorizando a tecnologia na contabilidade.
Empresas que já começaram a usar o eSocial relatam dificuldades em atender às exigências do programa. Para cumprir os prazos, alguns contadores e administradores de condomínio contrataram funcionários e reforçaram os investimentos em Tecnologia da Informação e recursos humanos.
A principal reclamação é reunir todo o histórico trabalhista dos funcionários no cadastro do eSocial, da contratação a licenças e demissão. Qualquer inconsistência nos dados impede que o sistema continue funcionando.
Por exemplo, o sistema não aceita dados de funcionárias que foram registradas com o nome de solteira e, ao casar-se, mudaram o sobrenome. Funcionários que perderam a carteira de trabalho e fizeram uma segunda via com novo número do PIS também podem não ser identificados.
Esse tipo de problema obrigou empresários e contadores a atualizarem o cadastro completo de seus funcionários, exigindo uma força-tarefa. As principais dificuldades relatadas pelas empresas são as seguintes:
- Inconsistências e dados duplicados, como PIS e nome de casado, travam o sistema e impedem o preenchimento do cadastro;
- Quantidade de informações exigidas é muito grande e eleva custos nas áreas de recursos humanos e contabilidade;
- Empresas temem levar multas por não conseguirem entregar os dados no prazo;
Por isso, o sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) ganha espaço nesse cenário. Porque permite a contabilização e transmissão automática das informações sobre a movimentação do negócio.
Prazo diferenciado ajuda as micro e pequenas
A Nota Orientativa nº 2018.007, publicada pela Receita Federal em 09/10/2018, explica que, de acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 5, de 02 de outubro de 2018, houve um desmembramento do grupo 2. As MEs e EPPs não optantes pelo Simples permaneceram no grupo 2, enquanto as empresas optantes pelo Simples Nacional foram para o terceiro grupo.
Como as MEs e EPPs tinham um tratamento diferenciado, previsto na resolução anterior, o prazo para janeiro ficou mantido. Ou seja, essas empresas podem enviar os eventos de tabela e eventos não periódicos de forma cumulativa com os eventos periódicos no prazo previsto para 10 de janeiro de 2019 (prazo alterado pela Resolução nº 5).
Nas grandes empresas, vários setores trabalham em conjunto para levantar, contabilizar e inserir corretamente os dados no sistema: recursos humanos, jurídico, financeiro e contabilidade.
Mas nas micro e pequenas empresas, muitas vezes, esse trabalho é feito apenas por uma pessoa. Nesse caso, os riscos de incorreções aumentam muito. O ideal é contar com o apoio de um escritório contábil terceirizado.
Veja abaixo os 4 grupos de empresas que estão se adequando ao eSocial:
- Grupo 1: Grandes empresas (com faturamento em 2016 maior de R$78 milhões);
- Grupo 2: Demais entidades empresariais com faturamento em 2016 até R$78 milhões e que não sejam optantes do Simples Nacional;
- Grupo 3: Pessoas físicas e empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos;
- Grupo 4: Administração Pública, Organizações Internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais.
O cronograma de início para o cumprimento das obrigações, para cada grupo de empresas, está dividido em 5 fases específicas (faseamento), conforme tabela abaixo:
| GRUPOS DO ESOCIAL E PRAZOS PARA APRESENTAÇÃO DOS EVENTOS EM CADA FASE | ||||
| Eventos do eSocial por Fase de Envio | Grupo 1 | Grupo 2 | Grupo 3 | Grupo 4 |
| Fase 1 – Cadastro do Empregador e Tabelas | Jan a Fev/2018
(08/01/2018) |
16/jul a Set/2018
(16/07/2018) |
10/Jan a Fev/2019
(10/01/2019) |
Jan/2020 |
| Fase 2 – Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não-periódicos | Março 2018
(01/03/2018) |
Out/2018
(10/10/2018) |
Abr/2019
(10/04/2019) |
A definir |
| Fase 3 – Eventos de Folha (Periódicos) e Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) | Mai/2018
(08/05/2018) |
Jan/2019
(10/01/2019) |
Jul/2019
(10/07/2019) |
A definir |
| Fase 4 – DCTFWeb (Substituição da GFIP para Contribuições Previdenciárias) | Ago/2018
|
Abr/2019 | Out/2019 | A definir |
| DCTFWeb (Fim da GFIP para FGTS)
|
Fev/2019 | Abr/2019 | Out/2019 | A definir |
| Fase 5 – Eventos Saúde e Segurança do Trabalhador | Jul/2019 | Jan/2020 | Jul/2020 | Jan/2021 |
Como atuar como parceiro estratégico
Os escritórios contábeis devem estar inteirados das mudanças para que sejam capazes de orientar seus clientes quanto às novas formas de declarar e entregar as informações do eSocial ao Fisco.
O ideal é estar mais próximo do cliente, ajudando-o a encarar as mudanças de forma didática. Mostrar o valor do suporte é uma das melhores maneiras de conquistar confiança, crescer e elevar os ganhos. Ao contar com sistemas contábeis que tornam o escritório digital, maiores serão os benefícios oferecidos aos clientes.
Essas ferramentas apoiam uma gestão contábil eficiente e automatizada. Um software de gestão contábil tem o diferencial de implementar rotinas específicas, classificar dados e gerar relatórios confiáveis de maneira mais dinâmica. Tudo isso viabiliza uma padronização na entrega de arquivos para o governo.
O uso do Certificado Digital
Outra coisa à qual ficar atento com o eSocial é que desde o acesso ao ambiente até o envio de informações e assinatura de documentos só são possíveis com o uso de um certificado digital.
Como eSocial faz parte do SPED, que requer a utilização de um certificado digital, seria natural que o novo módulo unificador também o exigisse. A certificação garante autenticidade jurídica. Se você já usa para emitir a NFe um certificado digital que possui o padrão ICP-Brasil, poderá usá-lo no SPED.
Sempre que a empresa fizer uma emissão, alteração ou mesmo o cancelamento de uma Nota Fiscal eletrônica (NFe), essa transação deve ter a autorização da Secretaria da Fazenda.
Cases
Implementação do eSocial na Lello e Caterpillar
Conheça as lições aprendidas e o que ainda precisa ser definido no sistema criado para simplificar as entregas tributárias, previdenciárias e trabalhistas das empresas.
Lello trabalhou quatro meses para se adaptar
Uma das maiores administradoras de condomínios, a Lello Condomínios, que conta com cerca de 9 mil funcionários, separou um grupo de seis profissionais dedicados apenas ao eSocial e criou um calendário para implantar os dados de forma gradual.
A empresa trabalhou quatro meses para tratar inconsistências com informações dos funcionários e planejou mais dois meses para a inclusão de todas as informações no sistema.
A eSocial vai exigir ainda dos síndicos de prédios uma atenção especial e um contato mais próximo com a administradora, para saber se os funcionários do condomínio já estão cadastrados. Além disso, para entregar as informações trabalhistas, como férias e horas extras, como parte da rotina.
Caterpillar envolveu toda a organização
Correr o risco de deixar tudo para a última hora era uma coisa que a Caterpillar não quis assumir. Para lidar com o eSocial, a empresa criou uma estratégia que envolveu a participação de todos os departamentos da multinacional.
A ideia era preparar, aos poucos, os responsáveis por compartilhar as informações trabalhistas para a primeira fase do sistema. Ninguém podia ser pego desprevenido no momento da implementação do programa.
Primeiramente, a empresa montou uma equipe de profissionais que se dedicou exclusivamente a compreender todas as regras do eSocial durante a fase de testes.
Mas eles não ficaram isolados. A Caterpillar fez questão de manter toda a liderança engajada nesse processo. Estabelecer uma nova cultura dentro da organização não é nada fácil. Para que dê resultados práticos, é necessário que haja uma revisão nos processos.
Por isso, a empresa revisitou, por meio de workshops cada etapa e, em consequência, realizou uma integração crítica. Esse processo levou uma missão para dentro da empresa.
Posteriormente, a empresa criou uma série de indicadores para ter uma visão mais clara da evolução deste trabalho e ficar imune a erros. Por fim, foi necessário realizar o cruzamento de dados para verificar se não havia nenhuma divergência.
Na Caterpillar, houve o processo de passar as informações para a liderança e trabalhar a comunicação internamente. Após a revisitação de cada processo, foi possível realizar esse cruzamento e ver se tudo estava coincidindo com cada setor.
Os escritórios contábeis devem estar atentos às normas e procedimentos do eSocial. Foi divulgado um manual de orientação em que constam as regras de preenchimento e demais instruções necessárias.
Assim podem conduzir a contabilidade de seus clientes por meio de um bom sistema de software contábil, para que estejam aptos a atender às solicitações da fiscalização. O prazo para adaptação das empresas às novas formas de declaração de dados é de um ano.
As transformações são inevitáveis e os impactos delas sobre as empresas já estão sendo significativos. É preciso estar apoiado nas soluções tecnológicas de gestão contábil para lidar com as mudanças da melhor maneira possível. Se quiser saber mais sobre sistemas contábeis, continue lendo o nosso blog.
