A pergunta “Como organizar as contas do escritório?” é frequente entre empresários, independentemente do porte de seus negócios.
Afinal, realizar a gestão financeira de uma empresa é realmente difícil e é comum ter dúvidas quanto a isso. Nesse processo, muitos acabam deixando essa demanda para lá e lidando com os problemas relacionados a ela conforme eles aparecem.
Por isso, no conteúdo de hoje compilamos 5 dicas que podem ajudar você a organizar as contas do seu escritório de forma fácil e eficiente. Desde ações básicas, até as mais estratégicas.
5 Dicas para organizar as contas do escritório contábil
Um fato triste sobre o mundo do empreendedorismo é que, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 60% das empresas vão à falência nos primeiros cinco anos de existência. Para piorar, os mais afetados são os empresários do ramo de serviços, representando 29% desse percentual.
Ou seja, é saber como organizar as contas do escritório é fundamental para que sua empresa não entre nessa estatística e não cometa estes erros.
Afinal, com o financeiro do negócio em dia, bem-organizado e acompanhado, fica mais simples investir em capacitação, em ferramentas para conhecer melhor o público-alvo, compor um capital de giro e lidar melhor com os problemas listados acima.
1- Separe suas contas PF e PJ
O primeiro passo para organizar as contas do escritório é separar os recursos financeiros da empresa dos seus recursos financeiros pessoais. Parece óbvio, mas muitos empresários vivem uma verdadeira dor de cabeça todos os meses por conta disso.
Misturar essas duas fontes causa desorganização, coloca o seu caixa em risco no final do mês e a confusão nos números tende a se tornar ainda mais perigosa à medida que o seu escritório cresce.
Por isso, se você ainda não tem uma conta exclusiva para a sua empresa vinculada ao seu CNPJ, abra uma o mais rápido possível.
Além de te ajudar na organização das suas contas, essa decisão dará a você o direito de usufruir de funcionalidades que os bancos possuem para atender as necessidades específicas de uma empresa, como emissão de extrato Open Financial Exchange (OFX) e boletos de cobranças.
2 – Digitalize seus boletos
Digitalizar suas dívidas, bem como os comprovantes de pagamento, é outro passo importante para manter as contas do escritório organizadas.
Afinal, essa ação dá a você a oportunidade de armazenar esses documentos em drives online, o que facilita e agiliza a busca dessas informações quando necessário e reduz a perda desses documentos.
O Google Drive, por exemplo, permite que você salve gratuitamente, e de forma segura, mais de 15 gigabytes de arquivos.
Além disso, com esse aplicativo você pode criar uma porção de estruturas organizacionais, como uma pasta para cada tipo de contrato, seguida de uma para suas notas fiscais e uma terceira para armazenar dados dos seus fornecedores.
Outra possibilidade é criar uma pasta para cada despesa, por exemplo, operacionais, fornecedores e outros passivos, e dentro de cada uma delas seus comprovantes fiscais.
São inúmeras as possibilidades e cabe a você identificar qual pode manter as suas contas mais organizadas.
3 – Registre suas despesas
Registrar tudo o que entra e sai do seu caixa é outro passo importante para organizar as contas do escritório. Pois, é o fluxo do seu caixa que mede se o escritório está crescendo ou não. Portanto, realizar esses registros garante que você cumprirá todas as suas obrigações financeiras.
4 – Utilize a projeção financeira
Outro passo importante para organizar as contas do seu escritório é planejar as suas decisões empresariais futuras. Afinal, as contas chegam todos os meses e se não houver um plano financeiro para respaldar cada uma delas, sua empresa pode ficar no vermelho antes que você perceba.
Nesse sentido, utilizar a projeção financeira, pode ajudá-lo a manter essas contas em dia de forma inteligente.
Essa ferramenta analisa os dados financeiros do seu negócio e constrói, a partir disso, cenários orçamentários futuros, próximos da realidade, e que podem suportar suas despesas. Dessa forma, é possível otimizar seus recursos financeiros e manter as contas no saldo positivo.
Para aplicá-la em seu escritório é preciso seguir alguns passos, como:
- Levante o histórico financeiro do seu escritório, analisando o seu registro de entrada e saída de caixa, deduções de vendas, custos variáveis, investimentos em insumos, entre outros;
- Após essa análise, simule alguns cenários prevendo fatores que podem impactar seu negócio e dificultar o pagamento das contas, como: demissões, treinamentos, compras operacionais, entre outros;
- Depois disso, aloque e planeje o seu orçamento considerando esses diferentes cenários. Adicione também outros pontos importantes, como metas do escritório, treinamentos, inovações etc.
Feitos todos esses processos, você terá em mãos a sua projeção financeira e poderá planejar os seus gastos com mais inteligência e assertividade, sem medo de comprometer seu caixa.
5 – Analise sua precificação
Cobrar o preço errado pelo seu serviço pode dificultar a organização das contas do escritório contábiil. Afinal, o pagamento dos seus honorários é o que garante o funcionamento do seu escritório e a quitação de suas contas.
Por isso, quando não existe equilíbrio entre as suas entregas e o que você cobra por elas, as suas despesas ficam em risco.
É por conta disso que você não pode precificar seus serviços de forma aleatória. É preciso fazer isso de maneira assertiva, criando parâmetros que ajudem a identificar o valor real de suas entregas.
Esses parâmetros podem ser a quantidade de horas trabalhadas, o tempo dedicado ao cliente, a preparação e atualização legal de seus colaboradores e os gastos do escritório com energia elétrica, alimentação ou a adoção de novas tecnologias.
A precificação do seu honorário deve ser precisa e cobrir não só a sua infraestrutura, mas também o pagamento dos seus tributos e de suas contas. Além disso, é importante também ter lucro e a arrecadação de capital de reserva para situações emergenciais.
6 – Crie estratégias para clientes inadimplentes
Ligada a dica acima, a cobrança dos seus clientes inadimplentes também é essencial para manter as contas do escritório organizadas.
Pois, os compromissos financeiros do seu negócio dependem que seus clientes também honrem os seus, mas é evidente que fazer isso acontecer não é tão fácil.
Afinal, seus clientes podem deixar de pagar por seus serviços por inúmeros motivos e, cada um deles, exigirá uma ação diferente. Por isso, a primeira dica aqui é entender o que motivou o não pagamento do seu cliente e buscar formas de ajudá-lo.
Vamos supor que esse cliente inadimplente afirma estar com problemas financeiros e, por conta disso, acabou deixando de pagar alguns dos seus honorários.
Nesse caso, uma boa solução seria oferecer uma proposta de acordo de dívida a ele, possibilitando que o pagamento de todos os boletos atrasados de forma parcelada. Assim, ele quitaria a dívida sem comprometer tanto a sua renda.
Dependendo do caso, outras opções viáveis, são:
- Pagamento dos honorários em atraso à vista sem juros;
- Opções diferentes de pagamento, como PIX e cartão de crédito;
- Quitação integral do honorário dividida em entrada + uma parcela.
Ainda, além de saber cobrar, também é importante ter boas estratégias para evitar inadimplência dos seus clientes, como:
- Desconto no pagamento antecipado do honorário;
- Premiação do melhor pagador do escritório;
- Envio de lembretes de cobrança;
- Automatização do envio de boletos.
Aplicando essas ações em seu escritório, você acerta as coisas com seus clientes inadimplentes, evita que outros atrasem o pagamento dos seus honorários e, o mais importante,: organiza o pagamento das contas sem preocupação.
Pronto para manter as contas do seu escritório organizadas?
É necessário colocar em prática ações que mexem com toda a composição do seu negócio. E aplicando essas ações você mantém o seu financeiro em ordem, administra melhor seus recursos e organiza as contas do escritório de forma inteligente.
Saiba também como um software contábil pode te auxiliar no controle das finanças corportativas.
