Na sua vida privada você conta com várias inovações tecnológicas para se manter conectado? E, profissionalmente, o que você tem feito para se tornar um contador digital?
Hoje o uso de tecnologia é um ponto estratégico para os escritórios contábeis. Sem ela, a contabilidade não consegue se desenvolver de forma sustentável. É preciso entender que, atualmente, o profissional da atualidade e do futuro é um contador digital.
Muitos escritórios já usam a tecnologia em nuvem que processa e armazena dados em ambiente virtual com segurança e organização. No entanto, a transformação digital na contabilidade é mais que uma simples implementação de computadores e sistemas eletrônicos.
O poder da tecnologia na contabilidade
A tecnologia na contabilidade provoca uma revolução em sua estrutura, nas estratégias aplicadas, na cultura dos colaboradores e nos processos adotados. Pode parecer de início um processo trabalhoso e difícil, porém as inovações são compensadoras.
A transformação digital consiste na instalação de computadores, utilização de servidores, domínios virtuais, documentos digitais, entre outros meios, que tornam o trabalho do contador totalmente eletrônico.
Com a obrigatoriedade do programa governamental chamado Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a informatização tornou-se uma necessidade do setor de contabilidade. É um programa complexo, que se baseia nos processos abaixo:
- Escrituração Fiscal Digital – EFD;
- Escrituração Contábil Digital – ECD;
- Nota Fiscal Eletrônica – NF-e;
- Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e;
- Escrituração Contábil Fiscal – ECF;
- e-Social;
- EFD-Contribuições.
Toda a autenticação, recepção, validação e armazenamento dos livros contábeis se tornaram eletrônicos, transformando completamente a forma de trabalho dos contadores. Isso visa promover a integração dos fiscos, uniformizar as obrigações acessórias e melhorar o controle dos processos fiscais.
Um sistema de gestão contábil permite compartilhamentos de dados e a uniformização de atividades e processos, produzindo e trabalhando informações em tempo real. Isso otimiza o desempenho e maximiza os resultados.
A escolha de um software para o escritório deve começar com a visão de que a tecnologia pode alavancar o crescimento do negócio. O sistema facilita as rotinas de trabalho e pode se adaptar ao tamanho do seu negócio. Você pode começar com uma ferramenta mais simples e ir fazendo upgrades na medida em que for necessário.
À medida em que o número de clientes for aumentando, você pode acrescentar módulos no software, que permitem cumprir desde as tarefas mais básicas até as mais estratégicas. Isso significa produzir mais e ter uma visão completa dos desafios do escritório.
Diferenciais de um software de contabilidade
Ao incorporar novas soluções tecnológicas às atividades do dia a dia, o profissional contábil consegue desenvolver as tarefas com mais rapidez e segurança. Isso permite diminuir os erros nos processos, evitando o retrabalho.
É preciso repensar toda a estruturação da empresa contábil para que a tecnologia facilite, favoreça e acelere o trabalho do escritório. Para começar, é fundamental que o empreendedor se conscientize de que investir em sistemas e processos totalmente digitais é algo que aumenta a lucratividade.
Um software contábil digital oferece uma automação completa para facilitar as análises contábeis. Dessa forma, ele ajuda a maximizar a produtividade da equipe porque faz a importação de arquivos eletrônicos rapidamente, permite o controle das informações cadastrais, contratuais e de pagamentos.
Veja como uma ferramenta dessas ajudará o seu escritório a crescer:
1. Produtividade
A contabilidade se torna estratégica por lidar com as áreas fiscal, contábil, patrimonial e folha de pagamento. A falta de produtividade está diretamente ligada à escolha de sistemas que não integram as áreas. Isso significa que a Nota Fiscal eletrônica cadastrada no painel fiscal para geração dos livros deve pertencer à mesma fonte de dados usada nas outras tarefas.
Por isso você precisa de uma plataforma robusta. O software para contador mantém um banco de dados completo, além de automatizar os acessos às fontes de informação. Faz, por exemplo, o download automatizado de notas diretamente a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
2. Gestão completa e inteligente
Além do aumento da produtividade, o software funciona como um ERP (Enterprise Resource Planning). Toda a gestão do escritório fica centralizada na ferramenta que cuida da contabilidade dos clientes. Assim, você faz a contabilidade e o planejamento da sua empresa na mesma plataforma que usa para executar tarefas contratadas por clientes.
3. Cuidado no relacionamento com o cliente
Com o sistema de contabilidade completo, você conta também com uma ferramenta de atendimento ao cliente. Ela ajuda o seu escritório a criar e readequar serviços, além redobrar a atenção aos feedbacks oferecidos pelo consumidor. Isso mantém também o alinhamento da equipe no atendimento do cliente e ajuda a fidelizar o cliente. Ao colocar sistema de gestão contábil, empresarial e de relacionamento com o cliente à disposição da sua equipe, o escritório está pronto para qualquer desafio.
4. Conteúdo completo sobre contabilidade
Ficar informado sobre todas alterações de leis e reformas também é possível com o sistema. Por isso, o software para contador tem um espaço reservado para disseminar conhecimento confiável.Tudo o que você precisa saber para se atualizar e se tornar um contador digital está em um só local. Alguns blogs podem também ajudar como a Domínio Sistemas, da Thomson Reuters, o blog da Xerpa, o portal Contábeis, Administradores e Artdata Contábil.
5. Reuniões por Skype
Utilize o Skype. Ele é ideal para realizar reuniões, principalmente videoconferência. É economia de tempo com deslocamento e com telefonia. Você ainda pode atender clientes de todas as partes do País.
Sabe como essa ferramenta facilita sua comunicação e transforma as reuniões?
Com o compartilhamento de tela. Essa funcionalidade permite ao cliente a impressão de que está em uma sala de reunião, olhando para a apresentação do demonstrativo de resultados preparada por você. O compartilhamento também é útil no caso de dúvidas no preenchimento de obrigações fiscais, como o eSocial. O cliente mostra a tela e você pode orientá-lo em tempo real. Outra opção interessante desse programa para o escritório contábil é a possibilidade de enviar arquivos e também links de internet.
6. Treine sua equipe
Outra demanda necessária é o treinamento da equipe, principalmente pelas constantes mudanças na área fiscal e tributária. Defina o foco da capacitação com base nos resultados da gestão. Assim, você poderá rever desde procedimentos até a definição de resultados, corrigindo as rotas que estiverem desajustadas. Isso pode ser feito online, no Centro de Treinamento Domínio. Isso só vai contribuir para aumentar a produtividade e qualidade dos serviços prestados.
Gerenciar uma empresa de contabilidade pode não ser fácil. São muitos os desafios para garantir a continuidade do negócio. No entanto, gestores e empreendedores devem aproveitar o grande auxílio da tecnologia para superar todos esses desafios. São inúmeras as soluções tecnológicas, desenvolvidas para automatizar processos. Isso facilita a gestão empresarial. Consequentemente, proporciona mais agilidade e lucratividade às empresas. Mas não se esqueça de se manter atualizado constantemente! Assine a nossa news e saiba mais!
