Nos últimos tempos tem sido bastante frequente a discussão em torno das chamadas metodologias ágeis. Amplamente utilizadas pelo segmento de Tecnologia da Informação, as promessas em relação aos métodos Kanban, Scrum e Lean Manufacturing parecem muito positivas: redução do desperdício de tempo em cada atividade, redução de gastos, melhor alocação de recursos nos negócios, entre outros.
Mas será que estas metodologias podem ser aplicadas no escritório contábil? E como funcionaria, na prática, a utilização do Lean Manufacturing na área de contabilidade? É sobre estes assuntos que abordaremos no post a seguir. Continue a leitura!
Qual a origem das metodologias ágeis?
As metodologias ágeis só surgiram formalmente em meados de 2001, quando 17 especialistas em tecnologia criaram o chamado Manifesto Ágil, que trazia os princípios que deveriam reger o gerenciamento ágil de projetos e como estas técnicas seriam fundamentais para desenvolver melhores softwares.
Segundo esta publicação do Método Ágil, os princípios determinados no Manifesto Ágil eram:
- Indivíduos e interações mais do que processos e ferramentas
- Software em funcionamento mais que documentação abrangente
- Colaboração com o cliente mais do que negociação de contratos
- Responder a mudanças mais do que seguir um plano
Apesar do manifesto ágil ter sido criado apenas em 2001, as estratégias de gestão que conduzem estas metodologias surgiram muitos anos antes, após o fim da Segunda Guerra Mundial.
A metodologia Lean Manufacturing, sobre a qual abordaremos especificamente neste post, foi criada no Japão, por dois engenheiros da Toyota, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda. O objetivo principal desta iniciativa era contribuir com a recuperação econômica pós-Guerra do país por meio de uma produção automobilística em massa, enxuta e eficiente.
Eles queriam produzir tanto quanto a Ford produzia na época, porém envolvendo maior produtividade, menos estoque e um fluxo de caixa constante.
Ao adaptar o modelo de Ford às próprias necessidades, conseguiram criar um processo fluido, rápido, de qualidade e sem desperdícios. Desde então, a metodologia lean manufacturing foi sendo adaptada a diversos segmentos do mercado, tendo um resultado positivo também nos escritórios contábeis.
Quais são os princípios da lean manufacturing?
O termo lean manufacturing tornou-se conhecido em 1990, quando o livro “A Máquina que Mudou o Mundo” foi publicado. A obra falava sobre as características da indústria automobilística do Japão iniciadas pela Toyota no pós-Guerra, principalmente quanto à produtividade, redução de desperdícios, rapidez e qualidade. Os autores definiram o nome como lean manufacturing porque lean, em inglês, significa “enxuto”, “magro”, ou seja, produção enxuta.
A metodologia lean manufacturing é regida por alguns princípios que podem ser adaptados a todos os segmentos, que são:
- Valor: Os produtos/ serviços gerados precisam gerar algum tipo de valor para o cliente que compra. Para isso, é necessário identificar quais são as reais necessidades do público-alvo e criar uma solução adequada para solucioná-la.
- Fluxo de valor: Este princípio é um mapeamento de todos os processos e pessoas que estão envolvidas na elaboração do serviço. A partir da criação deste documento, é possível avaliar quais etapas realmente geram valor para o cliente e melhorá-las.
- Trabalho contínuo: Quanto mais interrupções o fluxo de trabalho tem, mais a entrega do serviço demora. Ou seja, todo o processo de desenvolvimento do produto/ serviço deve ser ágil e contínuo para que não haja desperdício de tempo em cada etapa.
- Sistema Puxe: Este princípio afirma que os produtos/ serviços só precisam ser executados quando houver interesse e demanda. Dessa forma, é possível otimizar os recursos e utilizá-los apenas na quantidade necessária, novamente evitando o desperdício.
- Melhoria contínua: O quinto e último princípio da Metodologia Lean Manufacturing diz que a criação dos processos são mutáveis e flexíveis. Isso quer dizer que, quando é feito um acompanhamento diário que identifica uma falha ou necessidade de melhoria, o processo pode ser alterado para que a qualidade das entregas e os custos reduzidos possam permanecer positivos.
Como utilizar a metodologia Lean na prática do escritório contábil?
Como dissemos acima, os princípios da metodologia lean manufacturing podem ser aplicados a todos os segmentos, inclusive no escritório contábil. Muitos processos da contabilidade acabam tendo resultados muito positivos, principalmente com os benefícios da melhoria contínua e redução de desperdícios.
A primeira etapa de implementação do lean manufacturing no escritório contábil pode acontecer no mapeamento de funções e processos. Dessa forma, é possível analisar quais itens da lista realmente entregam valor aos clientes, nomeando profissionais contábeis para serem responsáveis por estas tarefas e diminuindo a perda de tempo com processos desnecessários.
Após esta primeira etapa, é possível visualizar de forma clara tudo o que não agrega valor para o cliente, porém acaba mantendo os profissionais ocupados desnecessariamente.
Para estas funções burocráticas e operacionais, é possível investir numa tecnologia que possa automatizá-las. Ou seja, a perda de tempo com tarefas sem valor será drasticamente reduzida, deixando os profissionais livres para atuar de forma mais consultiva e estratégica.
Assim que estes princípios da lean manufacturing já fizerem parte do dia a dia do escritório contábil, é necessário implementar a última etapa, a melhoria contínua. A partir da análise diária de processos, o gestor contábil pode identificar possíveis falhas ou etapas que ainda precisam de mudanças para deixar toda a rotina mais ágil e fluída.
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