Neste momento de fatores mundiais sem precedentes e incerteza econômica, criar estratégias para maximizar lucros é a melhor solução para manter o escritório contábil aberto e financeiramente estável.
Com esta situação em mente, começa a dificuldade: como fazer mais com menos sem perder a qualidade? Existem duas possibilidades, aumentar o preço de venda dos serviços ou reduzir custos.
Mas ao mesmo tempo você sabe que a maioria dos negócios enfrenta uma situação de mercado competitivo difícil, o aumento no preço pode resultar em perdas de clientes. Você não pode correr este risco.
Neste post, vamos dar dicas de redução de custos no escritório contábil para você começar a implementar ainda hoje e diminuir seus gastos sem perder clientes nem qualidade.
Como incentivar a redução de custos no escritório contábil?
Quando a preocupação principal é a redução de custos no escritório contábil, sabemos que algumas medidas são mais simples do que outras. Mas, entre todas elas, existe uma que é a mais importante: a mudança da mentalidade dos gestores e da equipe.
Se todo o escritório contábil não internalizar a ideia de que reduzir custos e desperdícios é benéfico não apenas para o ambiente de trabalho como para o mundo, todas as mudanças serão temporárias. Em questão de meses as antigas manias voltarão e todo o esforço terá sido em vão.
Comece o incentivo à redução de custos no escritório contábil mudando a cultura organizacional da empresa e mostrando a importância que este fator tem para o cotidiano de todos. Depois disso, implemente as seguintes dicas:
1 – Faça um inventário
Alguns processos contábeis demoram horas para serem executados, mantendo funcionários presos em trabalhos pouco lucrativos, demorados e burocráticos.
Faça uma lista de todas as tarefas que não geram receita para avaliar quais delas são realmente necessárias e o que pode ser cortado para que os funcionários possam focar no que realmente traz resultados.
Outra dica importante é olhar seu escritório contábil como um todo, depois dividi-lo por departamentos e listar todas as atividades de cada área. Dessa forma, você tem uma visão ampla de todas as funções e consegue visualizar melhor quais áreas podem sofrer ajustes de orçamento sem comprometer a qualidade da prestação de serviços.
2 – Reduza o uso de papéis e impressão física
Voltamos à questão do desperdício. Será que é realmente necessário imprimir e manter cópias físicas de documentos quando existe tecnologia de gerenciamento de documentos digitais que armazena e protege tudo isso para você?
Neste caso, os benefícios são duplos. Com o dinheiro economizado da diminuição de usos do papel, você investe em tecnologia e não apenas reduz custos como aumenta a eficiência dos seus processos.
3 – Avalie alugar equipamentos em vez de comprá-los
Esta dica precisa de uma avaliação um pouco mais demorada. É claro que comprar seus próprios equipamentos é um investimento a longo prazo, porém o aluguel acaba saindo mais barato neste momento de incertezas e economia.
O aluguel de equipamentos eletrônicos, principalmente computadores, garante que sua infraestrutura seja moderna e esteja sempre atualizada. Além disso, você descarta a necessidade de ter um profissional ou uma equipe de TI para ajudá-lo, já que a própria empresa terceirizadora dos equipamentos se responsabilizará pelo suporte.
4 – Chega de horas extras!
Nós sabemos que ficar até mais tarde acontece com bastante frequência, e nada mais justo do que recompensar sua equipe pelo trabalho duro. Mas este valor, no final do mês, pode prejudicá-lo mais do que ajudá-lo.
A alternativa é adotar um regime de banco de horas, dando merecidas folgas para seus colaboradores. Dessa forma eles podem usar este tempo livre para resolver pendências pessoais ou apenas descansar a mente.
5 – Invista em tecnologia
Nós sabemos que você já utiliza sistemas adequados para sua prestação de serviços, mas você sabe o quanto complementar sua tecnologia pode ajudar na redução de custos no escritório contábil?
A solução Domínio Web da Thomsons Reuters, por exemplo, garante a liberdade de ter acesso ao banco de dados de onde quer que o profissional esteja, seja em home office ou em visitas a clientes. Dessa forma você e sua equipe tem mais praticidade ao realizar consultorias externas e eficiência na realização de tarefas. A solução ainda garante segurança, performance e estabilidade.
Além disso, a Domínio Web ainda disponibiliza quatro backups diários, atualizações automáticas e proteção de dados. Ou seja, você mantém suas informações seguras, gerencia seus documentos e ainda protege a empresa sem dispensar de altos gastos.
Lembre-se, redução de custos no escritório contábil é a melhor forma de manter a qualidade da prestação de serviços maximizando os lucros da empresa. E se a tecnologia for sua escolha, entre em contato com a equipe comercial da Thomson Reuters e agende sua implantação!
