Um dos desafios do contador é gerir e armazenar dados sensíveis e estratégicos sobre o próprio negócio e, especialmente, sobre os seus clientes. Além disso, diariamente, novos documentos são emitidos como notas fiscais, folhas de pagamento e contratos, aumentando o conjunto de dados sobre a estrutura e o desempenho de uma organização. Diante de um mercado cada vez mais digital, como o contador do futuro deve agir?
Você já pensou com quais consequências teria que lidar em uma situação de vazamentos de informações dos seus clientes?
Se gigantes como o Facebook, Sony Playstation, C&A e Boa Vista SCPC, que investem milhões em segurança por ano, estão expostas aos riscos de vazamentos, imagine empresas que não tomam os cuidados devidos. O alcance e os prejuízos de um ataque cibernético são incalculáveis.
A bolsa de valores Nasdaq foi vítima do maior vazamento de dados já registrado na história. Entre 2005 e 2012, uma quadrilha roubou mais de 160 milhões de números de cartões de crédito e de débito, acessou mais de 800 mil contas de banco e invadiu os servidores usados pela bolsa de valores Nasdaq.
O caso mostra que, independentemente do porte da empresa, todas estão vulneráveis. Por isso, é fundamental que o mercado de contabilidade busque garantir a segurança de dados e informações sigilosas.
O contador do futuro precisa investir, com urgência, em segurança de dados. É hora de adotar novas práticas e medidas, bem como incorporar tecnologia na contabilidade: tudo para evitar possíveis ataques cibernéticos e vazamento de informações.
Quer saber como proteger os documentos e dados do escritório contábil? Continue lendo esse artigo!
1. Controlar acesso aos documentos e outros dados sensíveis é preciso para o contador do futuro
No escritório contábil, muitas pessoas estão envolvidas em vários processos e, por isso, manipulam uma série de informações diferentes, inclusive de caráter confidencial.
Por isso, para garantir a segurança de dados, é essencial que o contador do futuro pense em como controlar o acesso, restringindo-o somente para aqueles profissionais que, de fato, precisam manipular as informações sensíveis e sigilosas.
Com esse tipo de controle, você terá certeza de que somente pessoas que têm permissão para o uso e armazenamento das informações terão acesso aos dados.
Além da restrição, é importante se manter atento a outros cuidados. Um deles é orientar o time na definição de senhas fortes e na alteração periódica, para que elas sejam seguras, dificultando tanto o acesso indevido aos dados quanto o vazamento deles.
2. Saber como e para quem informações importantes são enviadas
Assim como em outros setores, no mercado da contabilidade usar o e-mail como ferramenta para interagir e se comunicar tanto com a equipe interna como os clientes é rotineiro. Uma atividade padrão que parece inofensiva, mas pode colocar em risco a segurança de dados no escritório contábil. Isso porque, embora seja bastante comum, este tipo de troca de arquivos com clientes é potencialmente perigosa.
Na prática, um profissional pode receber arquivos infectados por algum tipo de malware, software criado para gerar dados para o computador, dispositivos e usuários. Ele permite, por exemplo, danificar funções centrais de um sistema, excluir ou corromper arquivos, roubar informações como dados bancários e senhas.
Para se proteger, portanto, você precisa saber com quem se comunica e como. A partir daí, é preciso pensar em como melhorar a interação, garantindo que a troca de informações seja feita de forma segura e organizada.
Neste contexto, uma alternativa é incorporar novos recursos e tecnologia na contabilidade. É possível adotar uma ferramenta de armazenamento em nuvem, que permite o compartilhamento e a organização de arquivos em pastas, tornando a troca de informações com os clientes mais prática e, acima de tudo, segura.
3. Tecnologia na contabilidade: usar antivírus e firewall e atualizá-los sempre
Impossível falar de segurança da informação sem destacar a importância de instalar e configurar um firewall que, aliado ao antivírus, forma uma barreira de proteção, diminuindo o risco de intrusão de desconhecidos.
Enquanto o firewall bloqueia qualquer tentativa de acesso ao seu computador sem a devida autorização, o antivírus protege o computador de ataques de software maliciosos, detectando e destruindo esse tipo de programa. Juntos, eles garantem:
- Proteção contra vírus que entram pela internet e se espalham, liberando o controle dos computadores para pessoas mal intencionadas.
- Proteção contra hackers que desejam obter o controle de computadores para fazer ataques cibernéticos e roubar dados pessoais.
Vale lembrar que se você instalar o firewall e o antivírus e esquecer de atualizá-los continuará altamente exposto aos riscos. As atualizações são indispensáveis para manter a segurança de dados no escritório. Afinal, são elas que reparam e fecham possíveis portas para ataques virtuais.
Atualizando o firewall e o antivírus, você protege os arquivos dos clientes e da empresa do contador do futuro.
4. Contador do futuro precisa fazer backups com frequência
Todas as práticas já indicadas devem, sim, ser adotadas para você garanta máxima segurança de dados. De todo modo, mesmo com proteção, o backup também é indispensável. O ideal é estabelecer uma rotina de backups nos computadores do escritório, garantindo, assim, uma cópia segura dos dados.
Além de usar dispositivos de armazenamento para fazer backup, outra opção é salvá-los em uma ferramenta na nuvem. Ao optar por essa solução, é possível, inclusive, garantir um backup automatizado que proporcione tanto a segurança quanto a dos dados dos clientes e do escritório.
5. Incorporar tecnologia na contabilidade: ferramentas disruptivas
Para garantir a segurança dos dados do escritório contábil, outro caminho possível é inovar e trazer novas tecnologias para aumentar a proteção das transações e dos dados.
A tecnologia cloud computing é uma tendência que vem se destacando no mercado de contabilidade. Com o uso dessa ferramenta, o contador do futuro não precisa guardar mais nada nos computadores ou no servidor da empresa, o que garante muito mais segurança.
Mas não é só a proteção dos dados que aumenta com a computação em nuvem. Plataformas on-line de gestão contábil, como o ONVIO, trazem uma série de benefícios para os escritórios:
- Praticidade para os profissionais na execução das transações;
- Facilidade na interação com os clientes;
- Aperfeiçoamento dos processos;
- Melhoria da qualidade nas entregas;
- Aumento da produtividade e do desempenho do time;
- Máxima segurança de dados;
- Backups programados e otimizados.
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