Não basta mais apenas cuidar de questões burocráticas. O futuro da contabilidade é composto muito mais por tarefas táticas do que manuais e rotineiras.
O cliente está esperando ser surpreendido com novas propostas de projetos!
Mas, como disse o personagem Ben Parker, tio do Homem Aranha: “Com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades”.
Esta reflexão leva à pergunta: sua empresa está preparada para suportar novos serviços? Eles demandam mais planejamento, com esforços diferenciados quando o assunto é organização, por exemplo.
Uma das maneiras de estruturar iniciativas que têm escopos maiores e estratégicos é adotar a metodologia de Gestão de Projetos.
Acompanhe este post e saiba mais sobre sua importância e como colocá-la em prática na sua empresa contábil.
O valor da Gestão de Projetos no futuro da contabilidade
Quantas vezes você já não pensou em formas de otimizar os processos e garantir maior transparência nas tarefas que seu time desempenha?
Cada escritório contábil tem sua maneira de trabalhar. Seja fazer “as coisas funcionarem” conforme elas aparecem ou determinar metas que os colaboradores devem cumprir, por exemplo. Mas somente isso não basta.
Onde estão o planejamento, a organização? Bom, no caso de tarefas mecânicas, como cuidar de tributos ou de declarações fiscais, pode até dar certo. Mas não tem a mesma aplicação em projetos maiores, como consultorias.
Como dissemos no início do texto, o futuro da contabilidade está em propor e abraçar novos desafios! Se você está sentindo essa dificuldade atualmente, podemos ajudar.
A metodologia de Gestão de Projetos veio para ajudar a colocar ordem na casae fazer tudo dar certo, com menos dificuldades do que você encontra atualmente.
Como conceito, o Gerenciamento de Projetos é a aplicação eficaz de conhecimentos, habilidades e técnicas na execução de grandes tarefas. É importante na contabilidade pois alia o resultado do projeto aos objetivos propostos pela empresa. O serviço será prestado e o cliente ficará satisfeito.
Como colocar a Gestão de Projetos em prática
Um projeto tem cinco passos essenciais. Cada fase compõe um ciclo de vida e é adaptada para atender às suas necessidades. De acordo com o PMBOK (Project Management Book of Knowledge), guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos do PMI (Project Management Institute), os elementos de um ciclo de vida do projeto definem:
- Que trabalho deve ser realizado;
- Quais serviços devem ser gerados e revisados;
- Quem deve estar envolvido;
- Como controlar e aprovar cada fase;
- Determinar esses elementos levará um projeto do início ao fim.
Veja abaixo quais são os passos e como adotá-los no seu escritório contábil:
Etapa 1: Início
O primeiro passo envolve a sua definição. Vamos supor que o projeto seja uma nova consultoria que vai investigar como um cliente específico poderá diminuir custos. Portanto, nomeie quem são os colaboradores que farão parte da empreitada, verificando se realmente estarão comprometidos.
Etapa 2: Planejamento
Durante o segundo passo, os colaboradores criam um esboço do trabalho a ser realizado. Veja o que ele precisa conter:
- Custos
- Fases da consultoria
- Cronograma
- Comunicação com o cliente
- Mão de obra necessária
- Risco
Preste uma atenção extra ao gerenciamento de risco. O cliente vai disponibilizar todos os dados necessários? A comunicação com ele é fácil? A equipe terá o tempo necessário para se dedicar ao projeto?
Nessa hora vale a pena investir na realização de gráficos que ajudem o processo de planejamento.
Etapa 3: Execução
A terceira e quarta etapas ocorrem simultaneamente. O passo 3 é a execução da consultoria em si. É a investigação dos documentos do cliente, realização de reuniões, os relatórios com as observações do seu time.
Durante essa etapa, o time recebe uma lista de responsabilidades. Portanto, os responsáveis devem se certificar que cada um entenda sua responsabilidade.
Etapa 4: Monitoramento e Controle
Conclua o processo de monitoramento e controle em conjunto com a execução. Isso envolve acompanhar o progresso da consultoria e compará-lo ao plano. Dessa forma, ajustes podem ser feitos conforme necessário.
Etapa 5: Fechamento
Por fim, entregue o projeto de consultoria ao cliente. No final, aproveite para avaliar o seu sucesso. Este é o passo que facilita o processo no futuro.
Reflita:
- Tudo correu conforme o planejado?
- Quais aprendizados poderiam ser aplicados novamente?
Discuta com o time que fez parte da consultoria. Depois disso, prepare-se para iniciar as etapas de gerenciamento do projeto novamente no próximo projeto.
Tecnologia é primordial na Gestão de Projetos
É impossível imaginar um mundo sem tecnologia. E se você a utiliza tanto na sua vida pessoal por que também não pensar em levá-la para o seu escritório? Esta é uma importante tendência no futuro da contabilidade e que com certeza ajudará a desenvolver projetos mais assertivos.
Falamos sobre alguns aspectos importantes para que uma consultoria dê certo: o acesso aos documentos, como também a comunicação com o cliente. Se você recebe notas fiscais pelo Whatsapp ou motoboy e o cliente só fala por Skype ou telefone o trabalho será prejudicado.
A equipe vai depender que a pessoa que fez a interação com o cliente divida os dados recebidos. E se isso não acontecer com certeza haverá problemas.
Um software contábil na nuvem como o ONVIO pode ajudar a resolver esse, entre outros problemas que podem surgir. Como?
O cliente pode enviar os documentos necessários pelo celular mesmo, utilizando um aplicativo para Android e IOS. As informações são direcionadas para o sistema, estando disponíveis para os envolvidos.
Todas as etapas do atendimento também são realizadas pela plataforma, que as registra e cria um histórico de tudo que já foi falado.
E quer saber a melhor parte? O software utiliza a tecnologia cloud computing: ele pode ser acessado tanto por você como pelo cliente em qualquer lugar, já que não está instalado no servidor da empresa.
Os contadores que utilizam as ferramentas de gestão como estratégia para passar do operacional ao digital, aliadas às inovações como a metodologia de Gerenciamento de Projetos, podem ir muito além da melhoria dos serviços prestados. Oferecem mais valor aos clientes.
Que tal conhecer melhor o ONVIO? Você vai se surpreender!
