O primeiro dia em que um sistema de contabilidade passou a rodar perfeitamente no seu escritório foi uma maravilha. Você lembra até hoje de como essa tecnologia facilitou e renovou processos internos que estavam truncados. Tudo corria perfeitamente bem até que algumas falhas se tornaram evidentes.
Isso mesmo: é preciso tempo para perceber os problemas de um programa contábil que não oferece tudo o que o escritório precisa para operar. Não é que você tenha se equivocado. Pelo contrário, pois ao sair das planilhas tudo parece realmente maravilhoso. Aliás, esse é um dos efeitos de deixar o improviso e partir para o primeiro degrau das soluções tecnológicas.
E se engana quem pensa que é só na contabilidade que isso acontece. Em todos os outros mercados há também uma escalada tecnológica. E os degraus podem levar você ao topo das soluções contábeis e à era do contador digital.
Mas, geralmente, se começa pequeno para depois escalar o crescimento!
Esse exemplo faz algum sentido para você?
Então, provavelmente, chegou a hora de subir alguns degraus. E, se você ainda tem dúvidas disso, listamos cinco evidências que pontuam essa necessidade de mudança do programa contábil atual para um novo.
Descubra quais são elas!
1 – Seu software contábil é insuficiente
Você deixou as planilhas de lado. Não é mesmo?
Difícil é admitir que, depois do investimento de tempo e dinheiro, ainda tem coisas que só as planilhas resolvem. E isso não é apenas uma questão de adaptação do seu time.
Pelo contrário!
Os analistas contábeis do escritório sempre foram eficientes, mas precisam fazer algumas previsões nas antigas planilhas, pois seu sistema não automatiza alguns cálculos complexos.
Por acaso algum cliente lhe questionou se estava na hora de mudar de enquadramento? Isso pode acontecer com o MEI (Micro Empreendedor Individual) ou com uma empresa optante do Simples Nacional. Ambos podem crescer e precisar reavaliar a forma de recolhimento do Imposto de Renda.
Pensando nisso, quando tempo você ou seus analistas levariam para responder a questão? Conseguiriam com alguns cliques dar de imediato a resposta?
Pois são justamente a agilidade e a produtividade que você perde quando o sistema contábil não tem funções automatizadas. Diante dessa ausência, lançar mão das planilhas acaba se tornando a única opção.
2 – Alinhamento com o planejamento do escritório
Você fez um planejamento de crescimento para o ano. Sabe de quantos clientes novos precisa para alcançá-lo. Chegar ou não ao patamar desejado é o que norteará os investimentos. Então, você percebe que está um pouco engessado, pois seria necessário maior produtividade para garantir uma boa performance financeira.
Uma das alternativas seria a contratação de mais um analista contábil. Mas os custos trabalhistas a médio e longo prazos podem estender um pouco mais o tempo de alcance das metas do ano.
Se esse cenário está presente no seu escritório, é indício de que a tecnologia é um fator determinante no sucesso do planejamento anual. Nem sempre produzir mais significa contratar mais produtores.
É o oposto: ter produtividade significa fazer mais com os recursos atuais.
Aqui uma tecnologia integrada caberia como uma luva no seu planejamento, pois potencializaria o desempenho de cada um dos analistas e o seu! Isso porque automatiza todos os processos repetitivos e melhora a comunicação entre funcionários e clientes.
3 – Essa é uma boa época do ano para começar
Tem épocas do ano em que só há como seguir o fluxo, sem muito pensar em planejar mudanças. Esses momentos não são os melhores para começar a planejar e já implementar um novo programa contábil.
Quando o lançamento do IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física) e do IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) passam, por exemplo, fica mais fácil conseguir visualizar o momento de mudança de um sistema de contabilidade para outro.
Quem faz essa mudança em um período atribulado nem sempre usufrui dos benefícios. E pode acabar considerando a troca um erro. Isso porque são muitas adaptações em um período que exige muita ação do escritório. A possibilidade de errar em processos conhecidos é muito maior quando há novos fatores no cenário.
E uma mudança de sistema de contabilidade não é algo simples.
Exige aprendizado!
Por isso, o momento ideal para a mudança deve ser planejado. As tarefas devem ser gradativamente assumidas pelo sistema novo. O que em síntese significa planejamento.
Se existe pressa, é melhor rever seus planos e agir com cautela!
4 – Mercado favorável para a compra de sistema de contabilidade
Você tem pesquisado bastante e percebeu que não existe uma época do ano em que haja mais promoções para adquirir um sistema de contabilidade novo. O que já lhe desencorajou algumas vezes. Afinal de contas, trata-se de um investimento importante, do qual o retorno deve estar garantido.
Então, vamos lhe contar um segredo!
A melhor época para comprar um programa contábil não é um período do ano.
Isso mesmo!
A resposta que você precisa está na barganha e na negociação. Quando você mantém contato com uma fabricante de sistema de contabilidade, pode iniciar uma negociação com os vendedores.
É provável que eles ofereçam descontos que não aparecem no site da empresa e que podem ser bastante vantajosos. O primeiro ano de uso, por exemplo, pode ter preço reduzido. Cabe a você exercer seu poder de persuasão e encontrar a melhor combinação entre custo e benefício.
5 – Quando a parceria atual não funciona mais
Quando a parceria não dá mais certo, é preciso planejar a troca do programa contábil para já! Mas quais são os indícios que evidenciam que o relacionamento com o fornecedor desandou?
Vamos listar seis fraquezas de relacionamento da parceria entre escritórios e fabricantes de sistemas de contabilidade. São elas:
- Teve muitos problemas diante de bugs do sistema;
- Não teve sugestões de mudança acatadas;
- Aprendeu a usar a solução sem treinamento adequado;
- O suporte técnico começou a falhar e deixar de resolver desafios;
- Falta de acesso a conteúdos que podem ajudar a desempenhar melhor o trabalho dos contadores;
- Não recebe treinamentos da fabricante que tirem dúvidas sobre a utilização do sistema de contabilidade.
Ao identificar esses cinco indícios de que chegou a hora da troca do programa contábil, pode estar na hora de agir para se tornar um realmente contador digital. Então, se algumas dessas situações fazem sentido, conheça um sistema de gestão na nuvem clicando aqui.
