Há uma ou duas décadas você não conseguiria imaginar o futuro da contabilidade. Primeiramente, os livros escritos à mão e à caneta foram substituídos pela forma digital de registro das informações contábeis. Essa inovação foi possível quando o Sistema de Público Escrituração Digital (SPED) se concretizou no Brasil.
Escrever preto no branco a história financeira e contábil das empresas deixou de ser uma atividade repetitiva em vários sentidos. Não é mais preciso manter pilhas de documentos a arquivar. Nem é necessário chamar o motoboy para fazer aquela entrega de documentos ou para recolher notas fiscais nas empresas dos clientes.
Você se lembra do que era necessário para gerar uma Guia de Recolhimento da União (GRU)?
Era preciso o motoboy chegar com as notas, mas antes você ou um de seus analistas confirmava com os clientes se os documentos tinham sido separados. Ao chegar no escritório, eram feitos os registros, a escrita fiscal e o cálculo dos impostos a serem recolhidos. Muitas vezes, o recolhimento do imposto faltante era feito com emissão manual da guia.
Quem tem mais tempo de estrada, perdeu a conta de quantas folhas de carbono foram gastas para realizar cópias com valor documental. Afinal de contas, tudo na contabilidade tem valor de prova.
Mas hoje, ferramentas como ONVIO reduzem muito mais o impacto de rotinas repetitivas e que se apresentam como pouco produtivas. Uma dessas tarefas está relacionada ao atendimento ao cliente. Você pode dispensar o motoboy para troca de documentos e o carbono para as cópias.
No mundo digital, o futuro da contabilidade tem mais algoritmos e menos papéis!
Por isso, ONVIO chega ao Brasil para simplificar boa parte dos desafios de atendimento ao cliente. Entenda como a seguir.
Comunicação, internet e inovação
A história da internet e da comunicação se confundem em um determinado momento, quando o computador passa a ser usado como um meio de troca de informações. Sim, os e-mails inauguraram essa vocação relacional da internet, seguidos de ferramentas como MSN messenger e mIRC, um programa de Internet Relay Chat que existe até hoje.
A primeira comunicação em rede remonta a 1969. Foi uma mensagem trocada entre a UCLA e o Stanford Research Institute, ambos nos Estados Unidos da América. E agora todas as comunicações com os clientes podem ser feitas pela internet.
Muitos escritórios acabam usando meios informais para entrar em contato com clientes. O Whatsapp é um bom exemplo disso e tem sido usado para a troca de documentos bastante estratégicos. O que representa um risco de vazamento de informações.
Para a garantir a segurança no compartilhamento de dados e mensagens, o ONVIO facilita o acesso ao sistema contábil. Basta usar o celular. Mas é preciso preencher login e senha para realizar a troca de informações. Mais um sinal de que o futuro da contabilidade chegou.
Histórico de atendimento
Ao realizar as comunicações por meio de um canal oficial, cria-se a cultura do histórico da informação. Isso porque é ele quem garante que o cliente será atendido sem problemas, mesmo que o responsável pelo contrato não esteja presente no escritório.
Imagine que o financeiro de uma das empresas à qual seu escritório presta serviço solicitou uma guia para pagamento imediato, que deveria ser emitida no dia seguinte. Mas fez isso fora do horário de expediente. E na data em que a tarefa deveria ser executada o analista contábil responsável recebeu folga.
O que fazer neste caso?
Simples: outro analista assume temporariamente as demandas e, ao checar a troca de mensagens entre cliente e o colega, pode resolver facilmente a emissão da guia. Tudo isso porque ONVIO formaliza o canal de comunicação e dá acesso às pessoas necessárias para que as demandas sejam resolvidas.
Mas, quando o pedido é mais complexo, o que acontece?
Geração de protocolos e mais controle
Para solicitações mais complexas, como a correção de informações já enviadas à Receita Federal, o ONVIO oferece um sistema de controle de protocolos. Ele funciona como uma central de atendimento, só que especializada na contabilidade. O que é mais um sistema de inovação. Já que, para ter isso ao alcance, você precisaria de um outro sistema.
Neste caso, um ticket é aberto e o cliente pode acompanhar a evolução do atendimento. Isso porque é preciso de tempo para analisar a situação, cruzar informações e, então, resolver as incongruências entre o que foi declarado e o que deveria ser. Esse é, aliás, um procedimento que exige tempo para ser concluído.
Portanto, para essas questões mais complexas e até demoradas, o sistema de protocolo reforça a formação de um histórico de atendimento.
Smartphone como ferramenta contábil
E uma das coisas mais incríveis de manter todo esse histórico é poder acessar essa ferramenta pelo smartphone. Tudo o que foi explicado aqui pode ser operado via celular. Tanto você quanto analistas e clientes já podem sentir o gosto do futuro da contabilidade. Isso porque ele já está ao alcance das mãos de todos vocês.
Se antes, você usava o celular nas atividades contábeis somente para conferir cálculos e trocar mensagens com os clientes, hoje você pode usar recursos e tirar o máximo desses dispositivos.
Afinal de contas, com a chegada do futuro da contabilidade, o smartphone se torna uma ferramenta de trabalho do contador, assim como já estava presente em outras atividades.
Scanner ou celular?
Outra função de ONVIO que realmente facilita muito a sua vida e a dos clientes é o uso do smartphone como scanner. Você provavelmente já tem um app de digitalização no celular. Mas agora não precisará mais digitalizar e ter que enviar via Whatsapp ou e-mail o documento transformado em arquivo de foto (JPG ou PNG) ou de leitura (PDF).
No ONVIO, você digitaliza boletos, GRUs e outros documentos e já consegue fazer o envio, sem precisar acessar a sua galeria de fotos. Ou seja, não é preciso sair do aplicativo para finalizar a tarefa.
Assim, os documentos são enviados diretamente através do sistema de gestão, ficando integrados à plataforma. O retrabalho de fazer o lançamento posteriormente também foi eliminado. O que torna tudo mais fácil, prático e produtivo.
Inovação na contabilidade, portanto, pode ser o simples uso diferenciado de uma ferramenta como o celular, tão comum ao dia a dia do contador. Mas também pode representar a criação de um histórico de atendimento acessível 24 horas por dia, nos sete dias da semana.
Gostou? Então, você e seus clientes precisam experimentar ONVIO, que leva o futuro da contabilidade para o seu escritório.
